Como fazer a gestão de equipes à distância

Gerir equipes a distância nem sempre é uma tarefa fácil, principalmente quando isso é forçado por circunstâncias externas, mas com as ferramentas certas, isso se torna possível.

Renata Parma
Gestão

Você precisava falar com alguém da sua equipe e tudo o que bastava era virar de lado e nem mesmo ter que levantar a voz.

Se precisasse se comunicar com todo mundo, com alguns minutos uma reunião presencial era montada e todos tinham a oportunidade de falar abertamente.

De repente, tudo mudou. A pandemia do COVID-19 veio e obrigou todos a irem para casa.

Após o baque inicial, uma tentativa de reorganizar as coisas e se adaptar.

Porém, como se adaptar e trabalhar em equipe quando todos estão isolados geograficamente? Quando se tem que mudar hábitos de trabalho enraizados há anos?

Talvez você já estivesse caminhando em direção às novas tendências de digitalização. Talvez não.

De fato, conseguir realizar a gestão de uma equipe de trabalho à distância é um grande desafio para qualquer gestor. Todavia, algumas empresas necessitam realizar essa função com seus colaboradores.

Seja no caso de equipes que trabalham em campo e, principalmente, devido ao home office que vem sendo adotado desde março de 2020, em face da pandemia de COVID-19, muitas organizações ainda não conseguiram achar “um norte” sobre como manter a produtividade e o cumprimento das tarefas em dia.

Pensando nisso, preparamos o conteúdo de hoje para que você, gestor, saiba as vantagens de implementar esse novo hábito, trazendo é claro, as melhores formas de se fazer uma gestão eficiente no formato on-line. Confira!


Benefícios de uma boa gestão de equipes à distância

Além de garantir um trabalho mais produtivo e eficiente, uma boa administração do trabalho por meio de ferramentas digitais contribui também para que os funcionários tenham mais bem-estar e valorização.

Quanto à empresa, quando esta consegue investir em um bom gerenciamento das equipes à distância, assegura o fluxo normal das atividades, também possibilitando outras vantagens, como a seleção de pessoas que moram em locais distantes (para atuação remota), sem contar que muitas despesas são cortadas, como aluguéis de espaços físicos e pagamento de vale refeições, por exemplo.

A oferta de mão de obra qualificada, que antes era restrita à sua região, agora deixa de possuir limites teóricos. Pense no quanto isso pode ser bom para sua empresa.

Talvez você tenha uma demanda para preencher uma posição mas não encontre o candidato ideal na região da sua empresa. Com o trabalho remoto, o leque de candidatos aumenta imensamente e você pode tomar uma decisão com muito mais opções.

Outro benefício imediato é a flexibilidade. Claro, a pandemia limitou muito os deslocamentos, mas pense na liberdade de poder realizar seu trabalho de qualquer lugar. Poder viajar e mesmo assim continuar desempenhando suas funções, ou evitar o trânsito naquele dia de chuva.

Sendo assim, ambos os lados saem ganhando, o que aumenta a lucratividade da instituição, por meio da valorização do capital humano, o qual se sente motivado, produz mais e gera mais receita para o negócio.


Como realizar a gestão da minha equipe à distância? 

Agora que você já sabe dos benefícios da administração correta de sua equipe remotamente, conheça alguns passos simples para melhorar os seus resultados.

Lembre sempre que cada empresa e equipe possui suas peculiaridades e você pode ter que adaptar algumas das dicas para a sua realidade.


Estabeleça a rotina de trabalho

Antes de  tudo, é necessário estabelecer as metas que a equipe deve alcançar para que só assim se parta para o trabalho em si, e posteriormente para a mensuração dessas metas.

Logo, é primordial que o gestor estabeleça os horários de trabalho, bem como os momentos de descanso e as responsabilidades de cada funcionário. Isso é bem importante, pois, quando as equipes não estão no escritório, a definição de atividades inerentes à função podem ser confundidas, caso o administrador não combine esse ponto com os contratados.


Invista na comunicação

A comunicação é a peça-chave de uma boa gestão de uma equipe à distância. Afinal, somente através de um relacionamento contínuo e saudável entre os membros da equipe, é que ambos conseguirão saber os pontos que precisam ser corrigidos e/ou melhorados.

Diante disso, é vital que sejam realizados encontros virtuais para se compartilhar informações a respeito da rotina de trabalho. É interessante realizar um encontro diário, mas rápido, apenas para compartilhar dados do dia; e durante a semana, é bem proveitoso a marcação de uma reunião mais longa com todos os envolvidos, para discutir sobre questões referentes ao ambiente de trabalho durante aquela semana.

Dessa forma, os gestores conseguem organizar melhor aqueles funcionários mais dispersos, bem como estabelecer formas de aumentar a autodisciplina dos empregados.


Utilize-se das ferramentas tecnológicas

Não podemos falar de gestão de equipes à distância sem mencionar o bom uso dos mecanismos tecnológicos, seja para manter a comunicação entre o quadro de funcionários, assim como para fazer o controle das tarefas e a visualização da situação em que a empresa se encontra.

Como não é possível ir fisicamente até o setor de cada membro da organização, ferramentas que possibilitam a troca de mensagens instantâneas e o envio de arquivos são excelentes recursos para esse fins. Aqui, temos algumas sugestões: 

  • Slack: parecido com o serviço de e-mail, o Slack é uma opção frente ao correio eletrônico tradicional. Com o Slack, a equipe pode trocar mensagens, fazer reuniões e acompanhar relatórios;
  • Messenger: mecanismo de mensagens integrado ao Facebook, o Messenger também é outra opção para a comunicação entre o quadro de empregados e o gestor;
  • WhatsApp: aplicativo tendência, o WhatsApp (que possui a versão pessoal e comercial) viabiliza a troca de arquivos, reuniões com um pequeno número de pessoas e a visualização de informações em tempo real por diversas pessoas, graças aos grupos que o app permite criar;
  • Trello: o Trello elabora quadros e listas para acompanhamento das atividades do dia, semana e mês. É possível também fazer a integração com outras plataformas, como o Google Drive.
  • E-mail: os correios eletrônicos são bem úteis no envio de documentos pelos colaboradores, ainda ocupando uma posição de muito destaque quando o assunto é comunicação digital;
  • We Transfer: o We Transfer é bem parecido com o e-mail, porém ele é mais potente quando é preciso enviar arquivos maiores, tarefa esta que é viável com esse aplicativo/site. Para cada arquivo, é gerado um link de compartilhamento que é enviado ao destinatário. Em seguida, ele pode visualizar o conteúdo e se desejar, pode baixá-lo (dentro de um prazo estipulado pelo dispositivo);
  • Google Meet: o Meet é uma “mão na roda” quando o assunto é a realização de reuniões on-line. O recurso permite que o usuário participe e/ou crie videoconferências com sua equipe em tempo real;
  • Google Drive: sistema de armazenamento em nuvem do Google, esse recurso possibilita, além do arquivamento, a função de criar documentos, planilhas e apresentações de forma colaborativa. É uma ferramenta bastante utilizada pelas empresas;
  • Sistema ERP: com um bom sistema de gestão online, o gestor e sua equipe têm à mão, de forma simples e intuitiva, a real situação do negócio. Por intermédio de um sistema de gestão inteligente, um software ERP possibilita que o fluxo de trabalho seja simplificado, as tarefas ficam mais automatizadas e as informações necessárias são obtidas de modo simples e consistente, por meio de relatórios precisos.


Meça os resultados

Após aplicar as etapas anteriores, é sempre importante avaliar os resultados da instituição. Desse modo, é interessante questionar os feedbacks recebidos pelos clientes, o lucro do negócio e se as metas para o período foram cumpridas. Só assim, será possível medir aquilo que está dando certo e o que precisa ser melhorado/ajustado. 

Se você gostaria de saber melhor como medir os resultados da sua empresa, confira esse artigo completo que preparamos sobre esse assunto.

A gestão do tempo, tanto do seu quanto da sua equipe, é primordial.

O fato de se cortar o tempo de deslocamento até o escritório e de se estar em casa pode iludir as pessoas a pensar que não precisam administrar tão bem seu tempo. Porém, com o trabalho remoto isso é ainda mais importante!

Fique atento, tanto para não trabalhar mais quanto menos do que o necessário. Como já dito, estabeleça horários e utilize ferramentas para ajudar, como planilhas e softwares de gestão do tempo.


Conclusão

Como vimos, realizar a gestão de uma equipe à distância de forma produtiva, requer bastante jogo de cintura por parte do gestor e muito comprometimento da parte dos empregados.

É necessário saber utilizar-se das ferramentas disponíveis para efetivar a comunicação com as equipes de forma remota, de modo a conseguir-se cumprir as metas da instituição, ao mesmo tempo que seja assegurado a motivação do corpo de trabalho.  

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