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Passo a passo para um fazer um inventário de Estoque

Separamos algumas dicas para você fazer um inventário de estoque para sua empresa.

Postado em
14/7/2022

O inventário é fundamental para qualquer empresa que queira ser eficiente e organizado, mas, principalmente, para fábricas que desejam ter um futuro sustentável. Isso parece básico, entretanto, micro indústrias sofrem perdas por não terem um plano de estoque mínimo e conhecimento sobre o assunto.

O ideal é identificar, classificar e contar todas as mercadorias para decidir qual quantidade de produtos você deve manter em estoque. Construir um inventário é um processo simples, porém trabalhoso! Afinal, será preciso listar todos os bens e materiais disponíveis que são armazenados pela instituição, interna ou externamente.

Aqui os gestores precisam criar uma rotina, ou seja, padronizar as atividades recorrentes dos seus estoquistas. Assim, eles evitam erros e retrabalhos, respeitando as normas e leis que regulamentam a criação de um inventário de acordo com o Conselho Federal de Contabilidade.

Como fazer o inventário de estoque — passo a passo

1 — Crie uma lista com grupo de produtos

O primeiro passo para construir um bom inventário é definir a metodologia de contagem. Essa etapa é fundamental para padronização dos processos, uma vez que as atividades, realizadas por colaboradores distintos, estarão sempre alinhadas.

Além disso, quase todos os setores de uma fábrica tem relação direta com o estoque, o que torna essencial uma comunicação eficiente por meio das atividades padronizadas.

Criar uma lista com grupos de produtos ou identificar produto por produto é uma escolha que depende das particularidades da empresa e, portanto, contar com um bom planejamento é importante.

Lembre-se de verificar a qualidade dos produtos e condições de armazenamento para saber se essas mercadorias estão boas para uso.

2 — Tenha um espaço de estoque organizado

Reservar um tempo específico e, até mesmo fechar a empresa para realizar o inventário, ajuda a tornar esse processo mais rigoroso.

É comum, mas não ideal, que os estoques fiquem sempre desorganizados por conta do entra e sai de mercadorias. Por esse motivo, reservar um tempo para resolver essa situação melhora a qualidade do inventário.

Lembre-se que é muito complicado trabalhar em um setor desorganizado, sujo, com itens fora do lugar.

Então, ainda antes de começar, organize o estoque, pois isso garante que seus dados serão mais confiáveis.

3 — Delegue as principais atividades

Todo projeto corporativo começa com a construção do planejamento, mas em um inventário essa etapa fica em terceiro lugar.

Agora, é preciso decidir todos os pontos convergentes para esse processo, como quem serão os responsáveis, em quanto tempo, a periodicidade e outros aspectos importantes para a gestão do estoque.

É fundamental lembrar que aqui o objetivo é aumentar a segurança das informações, e evitar possíveis erros nas declarações que são encaminhadas para o fisco.

“Como vou organizar meu estoque?” É uma pergunta que será respondida dentro deste planejamento. E você escolhe se vai usar etiquetas ou outra metodologia para organizar caixas, armários e para separar determinados produtos.

Além disso, separar as mercadorias da loja ou empresa, por cor ou tamanho, categorizando-os, garante uma contagem mais eficiente, além de proporcionar otimização do tempo na hora da confecção do inventário.

Então, pense na melhor forma de lidar com o estoque da sua empresa para fazer a melhor escolha. Assim, em períodos de pico de vendas, os funcionários não terão dificuldades em achar o que precisa.

4 — Utilize a tecnologia a seu favor

O ERP é uma ferramenta que agiliza o processo do inventário e contar com essa tecnologia traz muitos outros benefícios para empresa. Com ela, a gestão de estoque possui uma solução moderna e funcional.

Com um bom sistema de gestão, você cadastrar tudo o que precisa para gerenciar as atividades da empresa: produtos, empresas, fornecedores, estoques satélites, setores, unidades, grupos, famílias, classes, etc.

Também é possível realizar todos os cadastros por meio da importação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Basta fazer o upload do arquivo que o Sensio realiza automaticamente o cadastro para você.

E não para por aí… os relatórios mais importantes são gerados pelo sistema em tempo real para otimizar suas tomadas de decisões.

Além disso, o ERP também oferece:

Movimentações de Estoque — Qualquer movimentação realizada ficará registrada, garantindo maior segurança e controle do fluxo dos produtos.

Ajustes de Estoque — Realizar ajustes no estoque, mantendo-o organizado e dentro dos conformes, com agilidade e eficiência.

Transferência — Realizar em poucos instantes transferências de produtos de um estoque para outro.

Pedidos de Compra — Consultar com rapidez todos os pedidos de compra realizados.

Processo de Compra — Criar processos automatizados para a compra de produtos entre seus fornecedores. Isso ajuda a obter vantagens na negociação.

Relatório de estoque crítico — Para saber quando comprar ou não matéria-prima e mercadorias.

Saída de Estoque — Definir as saídas de itens e produtos de um determinado estoque para um setor, mantendo em plena sincronia tudo que for retirado.

5 — Faça a contagem e registro

Por fim, saiba que é comum as empresas realizarem a contagem de estoque mais de uma vez.

A primeira é feita manualmente, quando o contador conta os itens em uma determinada fileira ou corredor.

Após isso, as informações são comparadas eletronicamente pela leitura dos códigos de barras usando um coletor de dados. O processo de recontagem elimina erros, pois os coletores leem códigos de barras para indicar discrepâncias.

O processo de recontagem permite que erros sejam eliminados, já que o coletor aponta as diferenças mediante a leitura do código de barras.

Benefícios do controle de estoque

Ao construir um inventário de estoque eficiente, com um modelo confiável e periodicidade, o controle de estoque passa a contar com processos internos mais eficientes e ágeis, aumentando as vendas e os resultados.

Esse tipo de precisão garante a qualidade dos produtos, prazos de entrega, rotatividade adequada do estoque e etc.

É possível realizar um inventário de estoque manualmente, sem a ajuda de um sistema automatizado. No entanto, é muito difícil manter a confiabilidade dos dados em um inventário com muitos itens. Sem falar na gestão desse estoque no dia a dia para mantê-lo organizado.

Se ficou interessado e quer buscar o sistema certo para sua empresa, conheça nossas soluções. O sistema de gestão da Sensio é a ferramenta ideal para você. Fale agora com um dos nossos consultores para saber sobre nossas funcionalidades.

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Te vejo na próxima!

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