8 dicas para controle de estoque

O estoque geralmente representa uma grande parte dos recursos investidos de indústrias e distribuidoras. Realizar uma gestão eficiente é fundamental não só no aspecto financeiro, mas também no atendimento de pedidos.

Luiz Pires
Gestão

Uma das maiores preocupações de uma indústria ou distribuidora é com o estoque.

Além de concentrar uma boa parte do dinheiro de empresas desses setores, um gerenciamento ineficaz do estoque pode causar problemas no atendimento aos clientes, como atrasos.

Manter o estoque da sua empresa sob controle é um sinal que a lucratividade do seu negócio está boa e que a gestão dos produtos está sendo feita de forma correta.

Porém, também é importante que as metas do negócio estejam bem definidas e o pessoal seja preparado, de forma a fazer seu investimento valer a pena.

Contar com um estoque alto é um risco pois a demanda pode não se concretizar, além de ser um investimento maior de caixa da empresa.

Ao mesmo tempo, contar com um estoque baixo também é um risco pois podem ocorrer faltas e atrasos nas entrega.

Logo, torna-se primordial contar com ferramentas de controle do estoque que agilizem o processo de gerenciamento, armazenamento e saída de produtos, ao mesmo tempo que os itens são guardados com segurança.

Uma gestão ruim do estoque pode ter um grande impacto não só financeiro, mas também na imagem de indústrias e distribuidoras.

Diante disso, preparamos 8 dicas para o controle de estoque da sua empresa ser eficiente. Confira!


1. Conte com profissionais experientes

Antes de partir para o lado operacional, é necessário pensar nas pessoas que vão organizar o estoque do seu estabelecimento. 

Os estoquistas selecionados devem transmitir confiança, organização e seriedade para realizar esse trabalho com êxito.

Afinal, além de estruturar as mercadorias, esses profissionais vão cuidar das saídas de peças, datas de vencimentos, bem como registrar os insumos que entram e anotar as baixas nos que dão saída.

Essa metodologia evita desvios e perda de estoque, prevenindo prejuízos à instituição.

2. Entenda os diferentes métodos de organizar o estoque

Atualmente, existem diversas formas de fazer o controle do estoque.

Um dos recursos mais utilizados é a ordem cronológica, mais conhecida por PEPS, que significa Primeiro que Entra, Primeiro que Sai. Essa prática consiste em dar saída primeiro àquelas mercadorias que estão há mais tempo armazenadas.

Já a sigla UEPS vem do método Última a Entrar e a Primeira a Sair, outra estratégia para fazer a organização dos itens. Essa, por sua vez, se firma no valor do derradeiro lote armazenado.

Por fim, há também Média Moderada, um mecanismo que efetua organiza o estoque com base na média de preços dos produtos estocados.

Em suma, é preciso que o empreendedor faça um estudo prévio sobre cada uma dessas técnicas e analise qual a melhor a ser aplicada pela empresa. 

3. Contabilize o inventário

É vital fazer a contabilidade de todos os produtos que estão estocados, pois isso traz transparência aos investimentos aplicados, assim como ajudará o gestor no processo administrativo como um todo.

Diante disso, separe alguns colaboradores - junto da supervisão de um superior e adiante a contabilização de cada peça estocada. 

Depois, faça uma checagem da quantia estocada frente aos relatórios de compra e saída de peças.

Dessa forma, você terá noção se há alguma incoerência nos valores de entrada e saída, o que possibilita adotar medidas de melhorias do processo de armazenagem, prevenindo os prejuízos.

4. Defina um plano para organização dos produtos

Dependendo do tipo de produto, é preciso estabelecer um estilo de organização diferente.

No caso dos itens perecíveis, por exemplo, a prioridade se dá pela data de validade, porque o vencimento das embalagens significa perda dos insumos (além da perda financeira). Então, o método PEPS é o mais adequado aqui.

Outro ponto essencial é separar aqueles itens de categorias semelhantes perto uns dos outros, uma vez que isso ajuda na visualização das peças, facilitando a apuração de produtos que não estão com boa circulação. 

Aliás, essa prática também padroniza os itens e favorece a discriminação de cada peça. Assim sendo, uma tática bem aproveitável neste caso seria a Lista de Materiais (em inglês, Bill of Material ou BOM).

5. Estabeleça uma rotina de controle

Defina um cronograma de contagem dos artigos estocados por um dado período.

Seguidamente, uma boa maneira de averiguar como anda a organização do estoque é usar um inventário rotativo, isto é, um instrumento que se baseia em fases de sondagem das diversas peças armazenadas.

O intuito dessa proposta é identificar possíveis incoerências na cadeia de vendas, servindo também para analisar se o armazenamento físico bate com os dados registrados nos relatórios.

Aliás, o inventário rotativo funciona como um recurso eficaz para encontrar erros de operações.

7. Negocie com os fornecedores

Quando for fechar parcerias com fornecedores, procure por empresas flexíveis e que entregam mercadorias com mais agilidade. Com isso, situações onde um produto muito consumido vive faltando são evitadas.

Assim, você evita reclamações dos clientes e melhora a fidelização deles por sua empresa, sem contar que outros fatores são relevantes para que a rotatividade fique equilibrada.

Então, para não criar problemas, tenha certeza que seu fornecedor não vai atrasar no quesito entrega, já que, assim como a qualidade e os preços das peças, o consumidor espera rapidez no envio.

Algumas indústrias e distribuidoras preferem comprar maiores volumes de itens para garantir preços unitários menores, mas deve-se pesar se o custo de oportunidade investido no estoque, mais o custo do armazenamento e do risco da demanda não se concretizar, compensam nesse tipo de operação.

E mais importante até do que a organização física do estoque é a organização da rotina de reposição, que pode ter grandes impactos financeiros na empresa.

Para isso, conte com a ajuda da tecnologia e leia a próxima dica.

8. Conte com um sistema de gestão integrada

De fato, as dicas que passamos até o item anterior são de suma importância para que seu negócio tenha um bom controle de estoque e evite perdas financeiras.

Entretanto, muitas vezes o gestor não tem capital suficiente para investir em recursos humanos e materiais que efetuem essas mudanças, principalmente quando o empreendedor está no começo das atividades.

Nesse sentido, contratar um software de gestão ERP é uma excelente forma de colocar o empreendimento sob controle, ainda mais porque muitas das ferramentas descritas anteriormente são reunidas nesse tipo de plataforma integrada.

Dessa forma, além de ser um recurso mais econômico, o gestor não abre mão das melhores funcionalidades do mercado.

Em resumo, não é somente o ciclo de estocagem do seu estabelecimento que ganha fôlego com um sistema ERP, mas também todos os outros setores da sua empresa.

Afinal de contas, a tomada de decisões fica facilitada, uma vez que a compra, formação do preço de venda e demais questões operacionais ganham uma força extra graças a essa solução.

Um bom sistema ERP pode, por exemplo, gerar relatórios de itens com estoque crítico, controlar estoque por depósitos e realizar baixas/entradas automaticamente a partir de vendas/compras.

Investir em tecnologia e automação nesse sentido pode fazer sua indústria ou distribuidora economizar bastante dinheiro e se tornar mais eficiente.

Considerações finais

No artigo de hoje você acompanhou algumas dicas para fazer um controle eficiente do estoque da sua empresa.

Como vimos, é necessário investir em ferramentas tecnológicas que agilizem esse processo de estocagem e verificação dos produtos.

Nesse sentido, os pequenos e médios empreendedores podem contar com o Sensio ERP, um software pensado para controlar o processo produtivo, gerar ordens de produção, cadastrar itens com composição e aplicar o estoque multi local.

O nosso software pode organizar o estoque do seu estabelecimento, otimizando o ciclo produtivo e de vendas e tornando-o propício para vender mais e obter maior lucratividade. Conheça o Sensio ERP e faça um teste grátis.


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