A nota fiscal eletrônica, mais conhecida por NF-e, é um documento fiscal de extrema importância para as empresas.
Antes realizada somente por processo manual, hoje a nota fiscal pode ser preenchida e enviada eletronicamente aos entes fiscais. Isso garante maior rapidez e segurança, tanto para as empresas como para o governo.
Além de ser uma obrigação perante o fisco, a emissão de NF-es diminui o processo burocrático gasto com tempo e recursos financeiros.
Seja para comprovar a venda de mercadorias ou para identificar a prestação de serviços, a emissão de notas fiscais eletrônicas garante transparência às instituições.
Pensando nisso, hoje trouxemos 7 vantagens da emissão de Nota Fiscal Eletrônica para o seu negócio.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica A grande diferença entre a NF-e, modelo 65, e a Nota Fiscal tradicional, modelo 1 ou 1-a, é que a primeira é um documento eletrônico assinado digitalmente por meio de Certificado Digital do emissor.
Foi instituída em 2005 e hoje é adotada pelas SEFAZ de todos os estados e DF. Em muitos estados hoje a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-a já não é mais permitida.
Muitas pessoas pensam que a DANFE, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o papel que estamos acostumado a manusear, é propriamente a Nota Fiscal. Na verdade, a NF-e é o arquivo XML gerado e assinado.
Ela possui eletrônica no nome não apenas por ser emitida eletronicamente, mas sim por ser um arquivo eletrônico. A DANFE é apenas uma representação em papel do XML, ou seja, da NF-e. Enquanto isso, a NF-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente.
1. Estar quite com a Receita Federal Preencher e enviar as notas fiscais de produtos e serviços é uma obrigação das empresas que realizam operações comerciais.
Dessa forma, ao cumprir esse dever, as instituições ficam quites com o fisco e, com isso, previnem problemas com a legislação fiscal.
A emissão de notas fiscais se dá por meio de uma assinatura eletrônica por um certificado digital, que equivale ao mesmo valor que notas manuscritas. Assim, ao fazer a devida emissão deste documento, sua empresa autentica as saídas de caixa para o órgão fiscalizador.
2. Fortalecimento da marca Apesar de ser uma obrigação, a emissão de NF-es demonstra não só a legalidade perante aos entes federativos, dado que uma empresa que honra seus compromissos - em especial com o estatuto federal - , ganha pontos positivos perante a sociedade.
Com isso, sua marca se torna um nome confiável no mercado, o que pode fortalecer o desempenho da organização em caso de imprevistos, uma vez que o compartilhamento de dados entre os órgãos legisladores e seu negócio se torna algo mais dinâmico.
Sem contar que a imagem do empresário e sua equipe despertam mais confiança aos fornecedores e clientes.
3. Redução de falhas humanas Realmente não é fácil lidar com tantos números e informações, principalmente quando esse trabalho é feito de forma intensa e repetitiva.
Logo, geralmente o responsável por emitir as notas pode ter um problemão a vista, caso o preenchimento deste documento ainda seja realizado de maneira manual.
Imagine emitir uma Nota Fiscal de uma venda com dezenas de produtos diferentes, cada um com preços e quantidades diferentes. É necessário calcular os descontos, impostos e totais de cada um desses itens e então totalizar a Nota.
Em um processo manual, isso não só toma muito mais tempo como também está mais sujeito a erros. Com um software especializado, tudo pode ser feito de maneira automática, desde o cálculo dos impostos até a totalização dos itens.
Nesse sentido, é visível o quão esse trabalho demanda atenção e cuidado, fatores esses que mesmo sendo levados em conta, ainda podem passar batido, afinal, nós somos seres humanos e temos nossos limites.
Sendo assim, o mais aconselhável é que a instituição invista em um software especializado que realize as emissões das notas fiscais eletrônicas de maneira automática.
Geralmente, esse tipo de programa se adapta à realidade da empresa, preenchendo de forma rápida os dados principais de cada documento fiscal, refletindo na diminuição de erros de digitação e/ou dados incorretos.
4. Crescimento da produtividade e motivação Como dito no tópico anterior, a prática de atividades repetitivas agravam o trabalho dos profissionais que lidam diariamente com dados fiscais.
Imagine então quando há um acúmulo de erros e o funcionário responsável se sente sobrecarregado, ou pior: sem determinação para continuar?
Pois é. Infelizmente isso é mais comum do que se imagina. No entanto, com a emissão das notas fiscais de forma eletrônica, o colaborador pode ganhar tempo devido a rapidez com que o sistema preenche e envia os dados para o setor fiscal.
Com isso, o colaborador se sentirá útil à organização e, quem sabe, pode até ganhar novas responsabilidades ou uma promoção. Desse modo, os gestores podem ampliar o tempo de reuniões e melhorar o planejamento estratégico do negócio.
Feito isso, os funcionários não só se sentirão mais ágeis, como também com mais ânimo para trabalhar.
5. Rapidez dos processos de trabalho Graças aos softwares de gestão, a margem de erros no preenchimento de NF-es fica reduzida ou quase nula, porque quando a tarefa é feita por um sistema digital, a chance de repassar dados incorretos é bem menor.
Outra vantagem é que o próprio sistema de recepção das notas da SEFAZ realizam uma validação da NF-e, apontando possíveis erros, como CNPJ incorreto, NCM inexistente, valor total diferente do esperado, etc.
Mesmo que tudo saia bem e a Nota seja emitida, pode ocorrer de ser necessário cancelar ou realizar alguma correção posterior. Com o modelo eletrônico, é mais rápido realizar o cancelamento ou emitir uma Carta de Correção Eletrônica.
Por tudo isso, é tão necessário a implantação de ferramentas que agilizem os procedimentos manuais, a fim de evitar uma sobrecarga de trabalho e desse jeito evitar multas, estresse e dores de cabeça.
6. Redução da burocracia das obrigações acessórias As obrigações acessórias são um dever perante ao Fisco, sendo a NF-e uma delas, as quais não são consideradas de extrema urgência, mas que da mesma maneira que as demais legislações, demandam o preenchimento e envio correto para que a instituição consiga ficar em dia com a Receita.
Ao mesmo tempo, enviar os dados corretos das obrigações acessórias significa tornar a empresa apta para a declaração e/ou emissão de outras documentações, como o Imposto de Renda, por exemplo.
Por isso o auxílio de software que dinamize a emissão das notas fiscais se faz essencial a qualquer negócio. Fica muito fácil realizar a escrituração da empresa com as NF-es controladas por um sistema de gestão.
7. Maior controle financeiro Com um sistema de emissão de notas, seu empreendimento está literalmente nas suas mãos. Isso porque você terá acesso a relatórios com dados do faturamento e previsão de gastos com impostos.
Além disso, um bom software pode gerar contas a receber automaticamente a partir das Notas Fiscais emitidas, para que você possa controlar a quitação e o fluxo de caixa de maneira mais eficiente e sem se preocupar com esquecer de alguma coisa.
Para agilizar ainda mais o processo, você pode passar o acesso desses relatórios ao seu contador, para que ele faça a junção entre cada nota emitida em relação à receita e despesas da empresa.
Conclusão Como vimos, a Nota Fiscal Eletrônica representou um avanço tecnológico muito útil ao setor contábil e fiscal de todas as empresas.
Nesse sentido, para que o processo seja efetuado com êxito e com maior produtividade, é importante que os gestores invistam em softwares especializados na emissão da NF-e.
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