Apesar do ditado popular “se o conselho fosse bom não se dava, se vendia”, precisamos que você, pequeno empreendedor, entenda uma única coisa: uma empresa para se consolidar e inovar precisa sempre estar cientes dos mínimos detalhes, ou seja, ela precisa de organização.
O Kanban, por exemplo, é uma metodologia usada para gerenciar processos de fluxo de trabalho com status simples. Uma ideia que apesar de não ser altamente sofisticada, apresenta resultados assertivos para o dia a dia operacional de uma empresa.
As empresas que utilizam esse sistema demonstram uma capacidade maior de entender e buscar soluções para os seus problemas.
Quer ver como o método Kanban pode te ajudar com sua organização? Então, continue a leitura que te conto tudo.
O que é Kanban Kanban significa cartão visual ou registo. Estamos falando de um sistema de controle, otimização de processos e fluxo interno que utiliza pequenos cartões coloridos (post-it) para obter uma gestão visual de toda a empresa.
Este método possibilita aos funcionários uma forma simples e eficaz de organização.
Para entender melhor o objetivo desse método, é preciso analisar o contexto em que o mesmo foi desenvolvido, tendo um papel significativo no aumento da produtividade de pequenos e grandes negócios.
A história do método Kanban Com o intuito de aumentar a eficiência da sua produção, a Toyota, fabricante de automóveis, desenvolveu o método Kanban na década de 1940.
O sistema foi desenvolvido por Taiichi Ohno, engenheiro de produção, e foi inicialmente utilizado para otimizar o processo de produção da empresa.
Kanban significa "cartão" ou "sinalização" em japonês, e a ideia por trás do método é a de controlar o fluxo de produção utilizando cartões que indicam as etapas do processo.
Com o tempo, o método Kanban foi se popularizando e foi aplicado em diversos setores, como o de tecnologia da informação, serviços e gestão de projetos.
Essa metodologia faz parte do modelo toyotismo, promovendo um controle de estoque de materiais eficiente. Dessa maneira, não faltaram e nem sobraram produtos durante o processo de fabricação.
Quando uma empresa tem muitos produtos armazenados no seu estoque, por exemplo, significa que está acumulando produtos que deveriam estar no mercado, porém, por alguma razão não estão. Logo, estoque parado é sinônimo de prejuízo!
Vale ressaltar que essa forma de agir e organizar uma cadeia produtiva trouxe inúmeros benefícios para a gestão das indústrias.
A filosofia por trás do Kanban é a de reduzir o desperdício, melhorar a eficiência e promover a melhoria contínua, tornando-se uma abordagem amplamente adotada por empresas em todo o mundo.
O que é um cartão Kanban Um cartão Kanban é uma ferramenta visual que faz parte do sistema de gerenciamento Lean, utilizado para controlar o fluxo de produção em uma organização.
Os cartões Kanban são usados para representar unidades de trabalho em um quadro Kanban, mostrando de forma clara e concisa as tarefas que precisam ser realizadas, em andamento ou concluídas.
Cada cartão contém informações relevantes sobre a tarefa, como sua prioridade, quem está responsável por ela, e qualquer outra informação necessária para seu acompanhamento.
Esse sistema permite que equipes de produção e gestores visualizem o fluxo de trabalho de maneira rápida e eficiente, facilitando a identificação de gargalos e a tomada de decisões para otimizar a produção.
Em resumo, um cartão Kanban é uma poderosa ferramenta de gestão visual que ajuda a organização a manter um fluxo de trabalho constante, ágil e eficaz.
O quadro kanban ultrapassou os limites da indústria e passou a ser utilizado em diferentes setores, ajudando-os a alcançarem um nível de excelência em suas atividades.
Dentre as principais áreas, podemos destacar as equipes de marketing, as empresas de prestação de serviços e desenvolvimento de softwares.
Dito isso, precisamos entender melhor as etapas que englobam toda a gestão desse processo.
O que é um quadro Kanban? Um quadro Kanban é uma ferramenta física ou digital que permite que as equipes visualizem o fluxo de trabalho, identifiquem gargalos, e priorizem tarefas.
O quadro é dividido em colunas que representam os diferentes estágios do trabalho, como "A Fazer", "Em Andamento" e "Concluído". Cada tarefa é representada por um cartão que é movido de uma coluna para outra à medida que avança no processo.
Isso permite que as equipes identifiquem rapidamente o que precisa ser feito, quem está trabalhando em qual tarefa e onde podem surgir problemas.
Além disso, o quadro Kanban promove a transparência no trabalho, facilita a comunicação entre os membros da equipe e ajuda a garantir que o trabalho seja concluído de forma eficiente e sem sobrecarregar os membros da equipe. Em resumo, um quadro Kanban é uma ferramenta poderosa para a gestão visual do trabalho em equipe.
Os dois tipos de Kanban Existem dois modelos básicos de Kanban bastante utilizados nas indústrias, mas que podem ser aplicados com sucesso no cotidiano empresarial: o de produção e o de movimentação.
No Kanban de produção os murais ficam disponíveis para todos os colaboradores responsáveis por executarem as tarefas naquela fase de produção. Assim, ele é dividido em três fases:
to do: tarefas a serem feitas; doing: tarefas sendo executadas; done: tarefas concluídas.
Em cada uma das seções são afixados os cartões, que costumam conter uma breve explicação da tarefa, como o prazo para ser iniciada e finalizada e o nome do funcionário responsável.
O Kanban de movimentação é utilizado para comunicar os setores de produção sobre o momento ideal de realizar uma tarefa ou quando aguardar o comando para iniciar a próxima fase da cadeia produtiva.
Como funciona a metodologia? Um cartão Kanban é o nome dado às etapas que formam todo processo de gerenciamento que essa metodologia desenvolve.
Para visualizar o status de cada trabalho e controlar o fluxo de produção, por exemplo, o sistema kanban fornece uma maneira muito aberta e transparente para organizar as informações. São utilizados os status: solicitado, em andamento e concluído.
Essas etapas são uma maneira de comunicar todas as fases de um projeto, o que permite melhorar a comunicação interna entre os departamentos de uma empresa.
Basicamente, nesse modelo podemos enxergar todo entendimento da metodologia em 5 etapas:
A primeira etapa é a construção do quadro Kanban: dividir colunas que rastreiam cada estágio de um projeto, como exemplo Solicitado, Em andamento, Concluído . Em seguida, cada projeto é dividido em tarefas individuais, que são colocadas como 'cartões' na coluna Solicitado. Cada cartão representa um item de trabalho e pode ser identificado por cores. Na fabricação, por exemplo, um cartão geralmente equivale a um pedido do cliente. À medida que os clientes solicitam mercadorias e passam para a produção, as tarefas são movidas para a coluna “Em andamento” e um possível nome pode ser adicionado ao cartão à nível de controle. À medida que a tarefa se desenvolve, outras notas são adicionadas para comunicar as estatísticas atuais da tarefa. Nessa etapa, você pode anexar capturas de tela, documentação e usar outros recursos técnicos para complementar o seu sistema Kanban. Quando a tarefa é concluída, ela é movida para a coluna Concluído. O pedido do cliente está completo. Esses cinco passos formam o sistema de gerenciamento básico da metodologia Kanban. A simplicidade do cartão Kanban é exatamente o que torna esse tipo de estratégia um diferencial para empresas de todos os tamanhos e segmentos.
Hoje em dia, ao invés de usar cartões e planilhas, o sistema Kanban pode ser gerenciado digitalmente, fornecendo uma maneira muito aberta e transparente e permitindo que todos vejam o tempo todo onde está, quem fez a tarefa por último e onde precisa ser o próximo.
Quais os benefícios do Kanban na produção Ao longo deste artigo, falamos que o Kanban é um método de apoio para estratégias que visam aumentar a produtividade de uma empresa. Lembra?
Você pode ter se perguntado sobre o que exatamente seriam essas estratégias, estou certo?
Pois bem, sendo mais pragmático, estamos falando do Lean Manufacturing .
O lean é uma filosofia de gestão empresarial, também desenvolvido pelo toyotismo, que tem como objetivo principal criar valor para a empresa através da redução de desperdício.
É preciso haver transformações profundas nas estruturas existentes de uma empresa, o que implica uma completa mudança de mentalidade e na forma como as atividades serão feitas.
O kanban é uma das metodologias que englobam essa filosofia, trazendo o que podemos chamar de ação para a filosofia lean - mudanças na forma como as atividades serão feitas a partir de então.
Nesse sentido, por se basear principalmente em referências visuais, os cartões coloridos (Kanban) são fixados nos produtos, lugares comuns na empresa, murais e até nos computadores que possuem um módulo eletrônico deste sistema.
O Kanban é uma metodologia de gestão da produção que traz diversos benefícios para as empresas. Entre os principais benefícios do Kanban na produção, está a melhoria da eficiência operacional. Através da visualização clara do fluxo de trabalho e a limitação do estoque em processo, o Kanban ajuda a identificar gargalos e desperdícios, reduzindo o tempo de espera e aumentando a produtividade.
Além disso, o Kanban também promove a eliminação de desperdícios, como excesso de estoque e produção desnecessária, contribuindo para a redução de custos de produção.
Outro benefício do Kanban é a flexibilidade que proporciona para a produção, permitindo ajustes rápidos de prioridades e demandas, o que é essencial em ambientes de manufatura enxuta. Por fim, o Kanban também promove um ambiente de trabalho mais organizado e com melhor comunicação entre os membros da equipe, o que contribui para um ambiente de trabalho mais eficiente e colaborativo.
A partir disso, alguns dos benefícios encontrados serão:
Visualização do Trabalho em Andamento
A facilidade de visualização e interpretação, por exemplo, faz com que a comunicação entre os funcionários seja muito mais rápida e efetiva e todos saibam exatamente as tarefas que precisam ser feitas e as que já foram realizadas.
Isso acontece pois a forma como são construídas as etapas dessa metodologia (status) mostra apenas as informações mais importantes para o andamento do trabalho.
Uma coluna, por exemplo, dá à sua equipe a oportunidade de mapear seu fluxo de trabalho.
Além disso, o uso de diferentes cores para sinalizar o assunto de cada coluna/cartão, ajuda você a saber qual trabalho está sendo feito e o qual parte do processo ele está localizado.Otimização como palavra de ordem
Se uma empresa deseja ter mais organização e assertividade, o kanban é uma das palavras de ordem. Além de limitar a quantidade de trabalho em andamento, o kanban mostra a quantidade certa de tarefas para que sua equipe possa se organizar de forma igualitária e profissional.
Dessa forma, cada tarefa vai realizar as necessidades de uma cadeia de produção complexa e sem que seus recursos sejam sobrecarregados.
Estratégias assertivas
A cada nova atualização de um quadro Kanban, sua equipe consegue ter uma visão geral de alto nível de como está o andamento das tarefas.
Com isso, é possível medir a rapidez com que as tarefas são feitas e como sua empresa pode traçar melhorias para aumentar a agilidade delas ou até mesmo resolvendo problemas mais complexos.
De forma prática e rápida, um quadro Kanban reduz o número de vezes que será preciso discutir o problema. Isso porque ao fornecer informações sobre o gerenciamento de recursos é mais fácil identificar os problemas, resolvê-los e assim gastar energia com outras atividades.
Kanban vs Scrum: qual é a relação? Kanban e Scrum são dois métodos de gestão de projetos ágeis que têm algumas semelhanças, mas também algumas diferenças distintas. Ambos se baseiam na abordagem lean, focando na entrega contínua de valor para o cliente e na melhoria contínua do processo.
No entanto, a principal diferença entre os dois está na forma como o trabalho é planejado e executado. Enquanto o Kanban é mais flexível e visual, com um foco na gestão do fluxo de trabalho e na minimização do trabalho em progresso, o Scrum é mais estruturado, com iterações fixas de tempo (sprints) e papéis bem definidos, como o Scrum Master e o Product Owner.
Apesar das diferenças, muitas equipes utilizam ambos os métodos de forma complementar, aproveitando a flexibilidade do Kanban para gerenciar o fluxo de trabalho e a estrutura do Scrum para planejar e executar iterativamente as entregas.
Portanto, a relação entre Kanban e Scrum é de complementaridade, com cada um oferecendo abordagens únicas para a gestão ágil de projetos.
O Kanban é uma das melhores maneiras de reduzir o WIP O Kanban é uma das melhores maneiras de reduzir o trabalho em andamento (WIP) em uma linha de produção.
Isso porque o sistema Kanban permite melhorar a comunicação e a visibilidade de todo o processo, ajudando a identificar gargalos e limitar a quantidade de trabalho em andamento em cada etapa.
Com o uso de cartões Kanban, os operadores podem visualizar o fluxo de trabalho e garantir que não haja excesso de tarefas em nenhum ponto da linha de produção.
Ademais, as regras do Kanban ajudam a manter um fluxo de trabalho mais equilibrado, evitando que algumas etapas sejam sobrecarregadas enquanto outras ficam ociosas.
Dessa forma, o Kanban ajuda a reduzir a sobrecarga de trabalho, melhorar a eficiência, e aumentar a produtividade em toda a linha de produção.
Ao limitar o WIP, o Kanban ajuda a garantir que os recursos sejam alocados de maneira mais eficiente, trazendo benefícios tanto para a empresa quanto para os funcionários.
Kanban físico ou virtual? Qual o melhor sistema? Kanban é um sistema visual de gestão que tem sido amplamente adotado por equipes ágeis e em empresas de diversos setores. No entanto, a decisão entre adotar um kanban físico ou virtual muitas vezes gera dúvidas.
O kanban físico é tradicional, utilizado por equipes que preferem visualizar o fluxo de trabalho em um quadro físico e mover os cartões manualmente. Já o kanban virtual é um sistema online que oferece a vantagem da acessibilidade remota e colaboração em tempo real.
A escolha do melhor sistema dependerá das necessidades e preferências da equipe, assim como da natureza do trabalho a ser gerenciado.
O kanban físico é mais tangível e pode ser mais eficaz para equipes que trabalham juntas fisicamente, permitindo uma visão rápida do progresso e dos gargalos.
Por outro lado, o kanban virtual oferece a flexibilidade de trabalhar de forma remota e acessar o quadro de qualquer lugar, permitindo uma melhor comunicação e organização das tarefas.
Sendo assim, a decisão deve levar em consideração fatores como localização da equipe, natureza do projeto e preferências individuais. Em alguns casos, equipes podem optar por um sistema híbrido, aproveitando as vantagens de ambos os sistemas para otimizar a gestão do trabalho.
Como aplicar na sua empresa O ERP da Sensio é um sistema de gestão integrado, desenvolvido para abraçar as necessidades de pequenas indústrias, a fim de otimizar e organizar toda a cadeia produtiva dessas empresas.
Por isso, não é de se estranhar que nosso ERP tenha na em sua rotina de soluções para gerenciamento de projetos, o modelo do quadro Kanban.
A ordem de produção da Sensio aparece com o formato de coluna, cartões e inclui uma série de funcionalidade como tag, integração com informações de vários setores que ajuda a manter todas as principais informações sobre a sua empresa em um único lugar.
Você pode utilizar esse recurso tanto para montar a estrutura de montagem dos seus produtos como para organizar outros processos dentro de qualquer segmento.
Quer ver na prática como algumas empresas estão usando o quadro Kanban para aumentar sua produtividade e melhorar seus resultados?
Preparamos um artigo incrível para você, é só conferir!
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Até a próxima!
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