Para ampliar a margem de lucro dos negócios, você precisa melhorar a produtividade do capital e do trabalho.

Esse objetivo pode até parecer fácil, mas com o mercado cada vez mais competitivo, isso vem se tornando complicado para pequenos empresários. 

Melhorar o maquinário e contratar mais funcionários não são mais sinônimos de aumento na produtividade. Hoje em dia, também é preciso utilizar ferramentas para otimizar a qualidade geral do serviço além desse dois exemplos.

O programa 5S, por exemplo, é uma metodologia que ajuda no controle de qualidade e na diminuição dos desperdícios.

Se você quer saber o que é e como implementar essa técnica, é só continuar a leitura. Certo!

O que é o método 5S

O conceito de 5S , criado pelos Japonês após Segunda Guerra Mundial, desenvolveu algumas premissas que aumentam a produtividade e a qualidade de vida das pessoas. 

Essas ideias vêm sendo difundidas em empresas de diversos segmentos, a fim de melhorar a eficiência da cadeia produtiva e,  consequentemente, tornar a empresa mais competitiva. 

No caso das indústrias, por exemplo, desde o chão de fábrica até a rotina dos escritórios terá práticas que mantêm seu local de trabalho limpo e eficiente, indo de acordo com as necessidades de uma manufatura enxuta. Isso vai fornecer à equipe uma estrutura para manter essas práticas mais aprimoradas.  

A teoria do 5S é bem simples de se entender e o que vai diferenciar sua prática é as necessidades e particularidades de cada empresa.

Em suma, esse método é dividido em cinco pilares: Seiri; Seiton; Seiso; Seiketsu; Shitsuke.

Em primeiro lugar, vamos explicar os princípios da metodologia do 5S em um contexto geral. Em seguida, mostraremos como os resultados dessas ações podem impactar seu negócio.

  • Senso de utilização (Seiri)

O senso de utilização, conhecido como Seiri, busca a definição do que é útil, descartando o que for desnecessário.

Isso reforça o intuito de verificar os itens e recursos que serão usados durante o processo de trabalho para evitar possíveis falhas, melhorando a produtividade do time e eliminando os elementos não essenciais. 

Com isso, os materiais mais utilizados naquele processo são organizados perto do operador. E em algumas indústrias, por exemplo, identifica-se a existência de profissionais que não estão sendo bem aproveitados em seus departamentos, a fim de realocá-los ou dispensá-los.

A simples aplicação deste conceito irá lhe livrar espaço e tempo para itens e atividades que agregam maior valor. Por isso, mantenha essas perguntas em mente: qual o propósito dos itens? e quão frequente é a sua utilização? 

  • Organização (Seiton)

De forma geral, o Seiton é uma continuação do Seiri. Quando identificado as possíveis melhorias, seu objetivo é definir locais específicos e adequados para cada material, visando o fácil acesso aos materiais e a liberação de espaços.

Aqui, as empresas selecionam os recursos que não serão dispensados após a primeira etapa para que a equipe de colaboradores organize e categorize todas as atividades, recursos e processos.

Vale ressaltar que esse tipo de estratégia simplifica e facilita o ambiente organizacional, economizando tempo e aumentando a agilidade nos processos.

  • Senso de limpeza (Seiso)

Quando chegamos na fase Seiso, a terceira etapa do 5S, os tomadores de decisão precisam avaliar o espaço corporativo, a fim de mapear as rotinas que geram sujeira ou desordem para o ambiente de trabalho. 

O objetivo dessa etapa é garantir a satisfação  dos funcionários durante o período de trabalho, com um local limpo, sem a necessidade de tantas manutenções. Claro que, para isso, os profissionais precisam colaborar para manter os resultados positivos.

  • Padronização (Seiketsu)

A padronização ou Seiketsu, representa a manutenção dos três primeiros sensos. Nessa etapa é necessário estabelecer um sistema que capture as melhores práticas de 5S para toda sua equipe. 

Ou seja, é essa ação que vai ajudar no desenvolvimento de atividades reprodutivas com hábitos limpos e consistentes. 

Por exemplo, a padronização de cores, a iluminação e o uso de placas que facilitam a identificação de trabalhadores são cuidados padronizados para assegurar a saúde física e mental, a fim de evitar graves danos a sua equipe.

  • Disciplina (Shitsuke)

O 5S, como todo bom processo que tem início, meio e fim, configura a sua última etapa para transformar todos os outros quatro senso em hábitos. Aqui, cada funcionário executa sua função para aperfeiçoar o ambiente de trabalho, melhorando o desempenho geral de forma disciplinada e sem necessidade de cobranças.

Essas são as premissas que fazem com que grandes empresas foque sua energia em assuntos mais necessários, o que justifica os resultados positivos encontrados a partir disso.

 Vantagens de usar o método 5S

O programa 5S, filosofia de kaizen, é realmente tudo isso que vimos ao longo do parágrafo anterior: uma metodologia que melhora o ambiente de trabalho para que os colaboradores possam se ocupar de questões mais complexas.

Dito isso, quando o 5S começa a ser utilizado, por exemplo, existem inúmeras vantagens a serem aproveitadas com a sua implantação. 

Dentre todas as vantagens podemos citar:

  • Prevenção de acidentes;
  • aumento dos lucros;
  • facilidade para encontrar os materiais de trabalho;
  • ganho de espaço físico;
  • aumento de qualidade e produtividade no trabalho;
  • melhoria na gestão do conhecimento sobre a empresa;
  • melhorias na relação entre membros;
  • economia de tempo;
  • mais eficiência para conservar os materiais de trabalho;
  • redução de estoque 
  • facilidade na limpeza e manutenção de espaço;
  • redução de custos;
  • maior agilidade nos processos;
  • reaproveitamento de recursos;
  • boa imagem externa e interna da empresa.

Vale ressaltar que para o aspecto de melhoria contínua de uma empresa, o aspecto cultural deve ser respeitado.

Por isso, é necessário modificar processos e padrões em todas as esferas do negócio, mas a partir de dois pontos essenciais: melhorias constantes e resistência a mudanças. 

No que diz respeito às melhorias contínuas da cadeia produtiva de uma empresa, podemos englobar a filosofia do lean manufacturing. Para te auxiliar, preparamos um artigo complementar com tudo sobre esse conceito que vem transformando o dia a dia das empresas. É só conferir através do link. 

Já quando olharmos para as possíveis resistência a mudanças, podemos entender que cabe ao RH, departamentos responsável pela gestão de pessoas, entender qual o melhor momento e forma de induzir seus colaboradores para essas melhorias.

A seguir, vamos ver na prática como aplicar o 5S. Bora?

Como aplicar na sua empresa

Para implementar os conceitos aplicados na metodologia Lean na sua empresa, o 5S se estabelece como o item principal da receita do bolo. 

Logo, a relevância dessa metodologia é direta e indiretamente sentida em todos os processos de uma empresa, principalmente no crescimento da produtividade do trabalho.

No entanto, para obter melhores resultados com essa implementação, é preciso construir a ideologia por etapas.

Para evitar maiores problemas, o melhor a ser feito é selecionar somente um departamento para servir de amostra para todo o resto da organização.

De forma geral, para esse tipo de situação é recomendável que a escolha  seja tencionada para a pior área da empresa, servindo de exemplo e mostrando como o 5s afeta o funcionamento do problema vigente.

Contudo, você também pode selecionar algumas áreas para desenvolver essas melhorias se sua empresa for de maior porte. Nesse caso, inclua setores que não sejam apenas o chão de fábrica, pois assim, o 5S também vai servir de exemplo para qualquer segmento ou departamento que deseja utilizá-lo.

Lembre-se sempre do que falamos no início sobre a produtividade do 5S, certo?

Pois são exatamente essas melhorias constantes que trarão melhorias no desempenho operacionais e aumento nos lucros.

Para melhorar ainda mais a sua visão analítica, aconselhamos que selecione pessoas de fora do setor para ingressar na equipe. Essas pessoas mostraram aos seus departamentos como essas ações são assertivas e trazem bons resultados, após terem a experiência na implementação do 5S naquele setor.

Além desse processo, a gerência da área deve ser capaz de mostrar apoio e permitir que a equipe faça as mudanças que eles acham que precisam.

Vale ressaltar que no geral, as mudanças instigadas pelo 5S são de custo zero ou custo muito baixo. Portanto, essa metodologia demonstra total utilidade para que pequenas empresas se consolidem no mercado de forma sólida, eficiente e sem investir muito.

Conclusão

Acreditamos que com isso tudo que você leu até aqui já deu para ter uma boa ideia onde e como seus funcionários podem começar a implementar as premissas do 5S, não é verdade?

Você não está tão perdido como quando iniciou esse artigo. Agora é colocar a mão na massa e começar a estudar quando esse processo vai começar a ser implementado e, nunca se esqueça, se tornar uma condição necessária no ambiente corporativo.

A equipe Sensio ERP preparou esse artigo para te ajudar a mapear os principais problemas da sua empresa, a fim de oferecer aos nossos clientes não só soluções tecnológicas eficientes mas também  conhecimento técnico para melhorar a sua gestão.

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Até a próxima!