Como o processamento das vendas influência na produtividade e fluxo de caixa da sua empresa

O processo de vendas é um passo a passo das atividades que precisam ser realizadas pela equipe comercial. São as etapas que vão conduzir o consumidor desde o primeiro contato com sua empresa até o fechamento da venda. Entender como funciona esse processo e quais as ferramentas que podem ser usadas para melhorar o desempenho é um variável importante para aumentar o faturamento da sua empresa. Quer saber como funciona, na prática? Então siga a leitura!

Luiz Pires
Estratégia


Produtividade é a palavra de ordem para uma empresa que deseja se desenvolver no mercado. Diretores que visam estabelecer estratégias para impactar esse desenvolvimento, certamente, terão bons resultados.

Uma maneira simples e inteligente de aumentar a produtividade do seu negócio é implementando soluções tecnológicas e, assim, deixar o uso de planilhas e sistemas obsoletos para trás.

O processo de gerenciamento de pedidos, por exemplo, é a ação de desenvolver uma força de vendas, coordenando suas operações e implementando técnicas que permitam o crescimento da empresa de forma consistente e inovadora.

Além disso, ao contar com essas inovações, também será possível reduzir custos e aumentar a satisfação do seu cliente.

E aí, quer entender quais soluções são essas e o que elas trazem de benefícios? Pois então continue a leitura que te contamos tudo. Combinado? 

O que é o processamento de vendas

Basicamente, o processamento de vendas engloba todas as atividades ligadas direta ou indiretamente ao setor, como distribuição, marketing, publicidade, pesquisa e precificação. 

Seu principal objetivo é melhorar a condução da força de vendas para que todos os outros departamentos relacionados sejam eficientes, assim como o lucro positivo da empresa.

A importância  processamento de vendas

Agora que você já entendeu o que é o processamento de vendas, pode estar se perguntando o nível de importância dessa estratégia para a gestão de um negócio?

Sendo mais específico, respondo: estudar ciclos de vendas ajuda qualquer empresa a se adaptar aos novos desafios do mercado. E, com isso, aprimorar suas ações.

Um pequeno comércio atacadista não pode, e muitas vezes não tem, margem financeira para cobrir erros e evitar falhas. Isso também vale para empresas que estão começando, o que torna a ideia de melhorar o processamento de vendas ainda mais atrativo.

Imagine um cenário em que um fornecedor atrase a entrega de um produto e, por isso, a empresa não consegue dar continuidade para a distribuição no mercado em diante. Mesmo com isso acontecendo, o funcionário da empresa que ainda não recebeu a mercadoria, sem saber, autoriza a próxima ordem de venda para o comércio pois acredita que a mesma já esteja no estoque. A partir disso, quais problemas irão acontecer?

Fica claro que houve uma falha de comunicação interna e externa muito grande e que resultará em sérios problemas. O consumidor final será o mais prejudicado, pois ao procurar pela mercadoria na loja não encontrará o que deseja. E nesse caso, cliente insatisfeito, devolução de produto, falha no estoque são sinônimos de prejuízo no mundo dos negócios. 

Além do controle mais assertivo das operações, a otimização de processo vai evitar esse tipo de falha, mecanizando o máximo possível o trabalho que antes seria manual. Seja pela redução de erros cometidos pelos colaboradores ao transmitir informações erradas, ou pela falta de comunicação interna entre os departamentos, ou perdendo tempo em processos que poderiam ser automáticos como preencher dados de um pedido de remessa, a tecnologia de um sistema integrado é um recurso necessário para uma boa gestão 

No próximo tópico, vamos entender melhor quais problemas que um processamento de vendas pode apresentar e como podemos solucioná-los. 

Bora?

Maiores problemas nessa área 

Para além do aumento da produtividade, muitos outros problemas poderão ser resolvidos.

  • Erros humanos

Antigamente era comum ver aquela velha e boa prancheta com as informações sobre remessas, pedidos e ordem de produção, andando sobre a responsabilidade do chefe de operações.

Contar estoque à moda antiga em um papel ou planilha é lento e complicado, o que aumenta as chances de erros humanos dentro de sua empresa ao inserir quantidades erradas, trocar códigos de produtos ou preços, enviar cobrança ou mercadorias para endereços errados. Logo, era comum empresas apresentarem altas despesas administrativas para lidar com as falhas geradas a partir desse modelo. 

  • Muitas planilhas e papéis que atrasam as tarefas e facilitam os erros

Pequenas e médias empresas, em diversos setores, continuam inserindo manualmente os pedidos de vendas e dados do estoque para gerir as demandas internas. Esse tipo de trabalho exige muito tempo e esforço, gerando para as equipes de trabalho um desperdício de produtividade. 

Imagine todas as informações necessárias para realizar um pedido: informação do produto, do cliente e do faturamento. Em seguida, pense em toda a cadeia produtiva que é necessário para entregar um pedido. Ao montar esse cenário, fica fácil perceber o quanto esses dados irão transitar pelos setores responsáveis em cada fase da venda, o que pode levar a confusão e falhas na comunicação.

  • Perda de informações

Ao permitir que os principais dados de uma venda fique à mercê de muitas mãos ou sejam tratadas por modelos de processamento obsoletos, a perda de informação pode gerar prejuízos ainda não previstos. 

Com as inovações tecnológicas, o comportamento do consumidor vem mudando a todo tempo. Essa afirmação nos mostra como é importante mapear as preferências do mercado, a fim de não perder seus clientes para os concorrentes. 

Para manter tal estratégia é preciso captar o máximo de dados possíveis para que diretores e gestores tenham base analítica suficiente para tomarem suas decisões.

Quando um cliente pede, aceita, recompra e devolve um produto, todas as informações construídas a partir disso ajudam a entender como conquistar cada vez mais o seu público alvo. Isso não só fornece dados para melhorar seu desempenho produtivo como também traz novos insights para melhorar a jornada e satisfação dos seus clientes. 

  • Atrasos nas entregas 

Quando uma empresa atua com gerenciamento de pedidos por planilhas é mais fácil que informações trocadas aumentem mais ainda o tempo de espera para o consumidor final. Isso ocorre pois a comunicação com o estoque não é feita de forma rápida, o que leva a perder um tempo precioso.

Além disso, a comunicação com os clientes é importante para qualquer negócio. O acesso demorado e errado aos pedidos não possibilita respostas imediatas às consultas dos consumidores, cultivando, assim, dúvidas e reclamações.

Melhores práticas de gestão para aplicativo no processamento das vendas

Um pedido errado foi enviado para um cliente? Você terá custo para desfazer a troca. Seus funcionários estão perdidos com tanta papelada? É possível que sua empresa apresente erros de um setor para outro. Você já ficou sem estoque inesperadamente? Então, perdeu uma bela oportunidade de venda. 

Todas essas perguntas mostram uma ideia importante: empresas que não optaram por inovar e implementar um processamento de pedidos eficiente, pagarão um preço alto em relação ao seu desempenho. 

Hoje, com a solução certa, todo o processo pode ser rápido, fácil de usar e assertivo. Isso tudo graças à automação e a integração de todos os seus dados de vendas e estoque.

  • Informações centralizadas e integradas em um sistema de gestão 

Seu sistema de gerenciamento de pedidos deve ser capaz de reduzir e, eventualmente, eliminar etapas manuais no processo de encomenda, desde o recebimento do pedido até a entrega. Essa é uma ótima maneira de otimizar a cadeia produtiva e facilitar o atendimento ao cliente, evitando o atraso nas entregas. 

Um sistema de gestão integrado é a boa notícia que PMEs precisam saber. Com a funcionalidade de gerenciar o Inventário e pedido, você minimiza erros ao registrar suas vendas de forma eficiente.

Esse recurso também pode te ajudar a reduzir risco de erro humano quando se trata de rastrear os níveis de estoque. Além de atualizar os registros de estoque em tempo real e, imediatamente, após uma venda ou remessa.

  • Controle eficiente do estoque de produtos e de matérias primas 

Para reduzir erros quando se trata de controlar os níveis de estoque, um sistema de gestão vai ajudar. 

Um software de gerenciamento atualiza seus registros em tempo real e disponibiliza essa informação para os demais setores. Com isso, as chances de perder uma venda por que acabou o estoque não é menor.

Uma outra maneira de maximizar a produtividade de sua empresa é automatizar a forma como você conta e acompanha seus níveis de estoque. Um  gerenciamento de estoque otimizado minimiza a necessidade de recontar o estoque manualmente porque o rastreamento do estoque recebido, vendido e enviado é atualizado automaticamente.

  • Controle e resolução das reclamações 

Existe uma maneira simples de melhorar as relações internas e com o cliente. Para isso é preciso garantir que todos os seus funcionários baseiam suas decisões nos mesmos dados atualizados de estoque e vendas.

Você pode estar se perguntando o porquê dessa regra, não é mesmo?

Respondo: Isso garante que sua equipe esteja trabalhando para executar uma operação perfeita. Ou seja, os colaboradores saberão resolver o problema com um simples clique, o que faz com que menos erros aconteçam, principalmente nas entregas. 

 Não há nada pior para um cliente do que fazer um pedido apenas para descobrir que seu fornecedor acabou.

  • Constantes testes e mudanças para tornar processo mais eficiente

Um sistema de gestão integrado não só aumenta a produtividade da sua empresa, melhora o processamento dos pedidos e outras funções internas estratégicas, como também permite que você acompanhe em tempo real os principais indicadores de desempenho : best-sellers, lucro, margens, custo das mercadorias vendidas, taxa de retorno sobre vendas.

Ao ter acesso a esses dados, você transforma números avulsos em conhecimento sobre o seu negócio. Com esses dados em mãos, os gestores conseguem fazer previsões e identificar problemas no andamento das atividades, o que facilita fazer ajustes e melhorias quando necessário. 

Conclusões finais

A tecnologia e o planejamento caminham juntos para melhorar a logística de grandes e pequenos negócios. Ficou evidente ao longo do texto que investir em um sistema de gestão é uma necessidade operacional. 

Um sistema que usa a inteligência e simplicidade, oferecendo as principais funcionalidades para uma gestão e simplicidade de uma interface intuitiva é ainda melhor para pequenas empresas. 

Por isso, a Sensio ERP oferece aos seus clientes uma gestão completa, coordenando desde o processamento de pedidos, controle eficiente do estoque de produtos e de matérias primas e transporte de mercadorias até a entrega final para o cliente.

E não é preciso nem repetir os resultados que um sistema como esse pode oferecer, não é?

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Te vejo na próxima!



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