8 problemas de não ter um ERP

O tamanho de uma empresa não é desculpa para não possuir um ERP, já que existem soluções específicas para pequenos negócios. Conheça aqui os problemas em não ter um ERP.

Renata Parma
Tecnologia

Sua empresa ainda controla as informações - pedidos, contas a pagar/receber, estoque, notas fiscais - por meio de planilhas?

Ou pior, não existe um lugar onde é possível analisar e controlar esses dados, que estão distribuídos nas cabeças das pessoas que trabalham na empresa?

Qual foi mesmo o desconto que você fez naquele orçamento da semana passada? Ou qual vendedor contribuiu mais para o faturamento no mês anterior?

E quando a planilha que você mandou para o cliente foi a versão errada e está com a tabela de preços desatualizada?

Cenas assim são comuns nas pequenas empresas brasileiras. Há ainda um certo receio de utilizar tecnologia a seu favor, ou uma ideia pré concebida de que softwares de gestão são apenas para grandes corporações.

Você já parou para pensar em todos problemas de não ter um ERP na sua empresa?

Afinal, não possuir um sistema de gestão ERP integrado ao seu negócio é algo perigoso para o progresso da instituição. Ainda mais agora, que essa tecnologia se tornou acessível a todos, não sendo exclusiva às grandes companhias.

No nosso blog, você deve ter percebido que falamos frequentemente sobre o ERP, porém, no artigo de hoje vamos detalhar 8 problemas que a sua empresa pode ter se não adquirir um software de gestão ERP. Acompanhe a leitura! 

O que é um ERP e qual a sua finalidade?

ERP significa Enterprise Resource Planning, um programa em nuvem que faz a gestão dos processos de uma empresa de forma integrada, unindo todos os dados e departamentos em um só lugar, através do armazenamento digital.

Com isso, a instituição consegue automatizar os processos até então complexos, firmada em informações verídicas, aptas para a tomada de decisões mais assertivas.

De modo geral, um software ERP eficaz tem a capacidade de registrar desde os cálculos mais básicos, indo pelos pedidos de vendas, produção, parte fiscal, até o controle do financeiro e muitas outras funções importantes. 

Logo, a companhia pode enfrentar sérios problemas ao não usar um ERP. Assim, nos próximos tópicos vamos explicar as principais dificuldades envolvendo o não uso desta ferramenta.

1. Achismo no processo decisório

A princípio, o primeiro problema enfrentado por empresas que não têm ERP é justamente a carência de dados confiáveis sobre a realidade da organização.

Isso porque, como os dados estão registrados em diversas planilhas - ou então, alguns nem estão anotados - , são grandes as chances de as informações não retratem a real situação do estabelecimento.

Por isso, quando há a necessidade de tomar uma decisão, os gestores ficam aflitos, pois não possuem uma base concreta sobre o que está ocorrendo em seu empreendimento, o que acaba gerando decisões erradas.

Com um ERP, o sistema está apoiado em uma base central única de dados, onde não há problema de conflitos, redundâncias ou informações desencontradas.

2. Procedimentos complexos

Sem um sistema ERP implantado, a empresa está sujeita a estruturar processos cheios de problemas, como atividades sem coordenação (que obrigam o retrabalho), erros manuais e perda de dados.

Geralmente isso acontece porque ao invés de se apoiar na tecnologia, a equipe registra as informações no papel, ferramenta esta que está intimamente ligada a falhas humanas.

Desse jeito, com a falta de um ERP, os processos são feitos de maneira desorganizada, diferente de uma empresa que possui o ERP, na qual as tarefas são organizadas com ordem de prioridade, entre outros fatores importantes.

Não existe um padrão para guia as operações e isso acarreta ineficiência.

3. Falta de atualização

Se tem uma coisa que está sempre se atualizando é a legislação fiscal e econômica. Sem contar que os clientes muitas vezes solicitam uma determinada exigência que a instituição pode não está por dentro.

Então, quando há uma novidade no mercado, aquelas companhias que não têm um software integrado ficam mergulhadas em dificuldades, já que não estão acostumadas a essa atualização constante.

O que muitos empresários não sabem é que um ERP realiza atualizações contínuas das normas contábeis e fiscais, dispensando o estudo - e a atualização manual - dos colaboradores em relação às novas determinações legais.

E sem esquecer do trabalho em refazer os documentos que muitas vezes gera erros no preenchimento.

E não é só em relação a atualizações externas, mas aos dados internos também.

Imagine aceitar um pedido com uma tabela de preços defasada, ou perder uma venda por falta de estoque quando sua planilha aponta o contrário?

São situações muito comuns em empresas que não possuem um software ERP.

4. Dificuldade de medir o desempenho

Diante da falta de um ERP, a empresa não consegue medir a performance da empresa nem tampouco conhecer os seus resultados financeiros.

Devido a isso, os prazos de entrega ficam sem uma data correta, os períodos futuros ficam sem perspectiva, a burocracia dita as regras e a identificação de problemas na produção não são enxergados. 

Imagine planejar o fluxo de caixa da empresa apenas com dados financeiros espalhados em papéis de boletos e extratos bancários. Ou identificar gargalos na produção sem saber o tempo médio que uma ordem de produção está levando em cada etapa.

5. Perdas financeiras e roubos de materiais

Sem um controle de estoque efetivo, é natural que algumas matérias-primas sejam perdidas, assim como também de produtos recém-lançados. Isso sem falar de furtos advindos de funcionários de má índole.

Certamente, seja por questões naturais ou por erros de outras pessoas, não é possível determinar a origem da falta de um produto, por exemplo. 

Afinal, como provar que aquele item entrou realmente no estoque se não havia nenhum comprovante?

Portanto, aqui vai mais um transtorno para aqueles empreendedores que ainda não conhecem as vantagens de possuir o ERP.

6. Produtividade em baixa

Em decorrência de rotinas complexas, falta de medidores de desempenho e tomada de decisões a base do achismo, a produtividade da empresa acaba ficando com o rendimento em um patamar abaixo do esperado.

Essa situação chega a esse ponto porque os equipamentos, processos e funcionários não são usados de maneira eficiente, levando a uma gestão desastrosa.

7. Estoque desorganizado

No momento que o empreendimento não possui uma ferramenta de controle de estoque, é natural que falte matéria-prima no estoque ou então seja comprado algum insumo que vai ficar desperdiçado, provocando prejuízo financeiro.

Em casos onde há mais de um local de estoque isso é ainda mais crítico.

Toda vez que você realiza uma venda você lembra de atualizar o estoque na sua planilha? Já ficou sem matéria-prima por esquecer de realizar o pedido com antecedência? Um bom software ERP pode eliminar essas dores de cabeça.

8. Segurança dos dados

Ao passo que os dados relevantes da instituição estão distribuídos no meio da papelada, é perigoso acontecer algum problema.

Chuvas, algum líquido que cai por acidente por cima do material e, no pior dos casos, alguém furtar esses documentos são alguns exemplos.

Ao contrário, com os dados guardados em sigilo em um ambiente virtual - que só recebe acessos de pessoas autorizadas - dificilmente esses contratempos ocorrem, ainda mais porque a ferramenta possui um forte esquema de segurança para preservar esses dados.

E então, o que está esperando para usar um ERP na sua empresa?

Como você pôde perceber, implantar essa tecnologia na gestão empresarial evita diversos problemas.

Entretanto, é fundamental que você estude o mercado de sistemas ERPs antes de decidir qual o melhor se adequa ao seu estabelecimento.

Isso porque não é todo ERP que oferece múltiplas funções para a sua organização, com um custo acessível e utilidade fácil de manusear. Nesse cenário, o ERP da Sensio é um software que vale a pena investir

Nosso sistema foi pensado e desenvolvido para pequenas empresas expandirem seus negócios. Por meio de Inteligência Artificial e do armazenamento em nuvem, o software da Sensio possibilita uma gestão completa do seu empreendimento. 

Assim, o setor de vendas, financeiro, parte fiscal e produção estarão na palma de sua mão, sempre com dados precisos e ágeis.

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