Certificado Digital, a importância de ter um

O Certificado Digital é uma assinatura eletrônica criada para facilitar a vida de pessoas físicas e jurídicas no envio de documentos importantes. Com ele, é possível agilizar processos, reduzir custos e, principalmente, garantir a validade jurídica, segurança e confidencialidade de dados. Confira tudo o que precisa saber sobre esse artigo!

Luiz Pires
Gestão

O certificado digital é uma forma de garantir segurança aos seus consumidores. Além de ser prático, ele traz credibilidade para empresas que o utilizam.

Isso porque essa tecnologia oferece inúmeras vantagens e praticidade, principalmente, para questões fiscais e financeiras. 

Mas afinal, quais empresas precisam de certificado digital? Qual é o procedimento para obtê-lo e qual a sua finalidade?

Essas são algumas perguntas que responderemos ao longo deste artigo. Acompanhe este conteúdo até o final e tire as suas dúvidas sobre o tema!

O que é certificado digital?

O CD, como também é conhecido 😂, é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa que funciona como uma carteira de identificação virtual, permitindo que seus usuários assinem documentos à distância com o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel, mas sem precisar reconhecer firma em cartório.

Atualmente, esse tipo de tecnologia traduz o que há de mais moderno para segurança das informações trocadas em ambientes virtuais, pois, além de oferecer autenticidade, confidencialidade e integridade aos dados eletrônicos, garante a identidade das partes envolvidas.

Em geral, o certificado digital é composta por seguintes dados:

  • Informações da pessoa ou da empresa;
  • Uma chave pública associada ao CPF ou CNPJ cadastrado;
  • Assinatura digital de empresa que é a Autoridade Certificadora Confiável;

Tipos

Existem dois tipos de certificados para empresas. São eles:

  • A1: software que pode ser instalado em um ou mais computadores, com validade de até 1 ano;
  • A3: dispositivo físico utilizado para assinaturas digitais, com validade máxima de 3 anos (pode ser um token ou um smartcard).

Para o caso de pessoas jurídicas, os certificados também serão diferentes e de acordo com cada finalidade. Em geral, os mais adotados para pequenos negócios são:

  • NF-e: utilizado para emitir documentos fiscais de diferentes tipos, como notas fiscais de serviço eletrônica (NFS-e);
  • e-CNPJ: adotado para identificar a empresa em meios digitais e para realizar atos em ambientes online (inclusive emissão de notas fiscais).

É preciso entender qual tipo melhor atende às necessidades da instituição, antes de adotá-lo.

Para o que serve?

Com um certificado digital é possível assinar documentos e ter acesso a sistemas eletrônicos restritos, principalmente de órgãos públicos na internet, como:

Para além das assinaturas, essa ferramenta digitaliza processos de diversas áreas, dando mais credibilidade para as negociações (contrato de compra e venda) na internet ao desenvolver e aprimorar mecanismos de segurança.

Por se tratar de uma ferramenta que  permite a transação comercial, o certificado digital tem papel fundamental na ampliação de oferta e serviços dentro de uma economia.

Conforme sua quantidade aumenta e, portanto, o número de pessoas que a utilizam, mais serviços são disponibilizados. 

Como resultado, há uma maior economia de tempo e recursos direcionados para atividades que exigiam um alto deslocamento, o que aumenta a produtividade das empresas. 

Veja abaixo as principais utilizações do certificado digital e seus benefícios:

1. Assinar documentos digitais

Assinar documentos eletrônicos com o certificado digital têm a mesma validade que documentos em papel assinados com firma reconhecida.

A diferença entre esses documentos são os benefícios que os certificados digitais proporcionam:

  • Economia de insumos: evita o uso de papel e de tinta para a impressão;
  • Comodidade: permite assinar de qualquer lugar, a qualquer momento e dispensa o reconhecimento de firma em cartório.

2. Acessar sistemas com dados restritos

O certificado digital também é útil para empresas que precisam acessar e receber alguma informação confidencial, principalmente de órgãos governamentais. Nesse caso, as vantagens são: 

  • Segurança: utiliza chaves criptográficas praticamente invioláveis para confirmar identidade;
  • Comodidade: dispensa a necessidade de comparecer presencialmente;
  • Agilidade: permite alterar informações rapidamente e evitar processos burocráticos demorados.

3. Trabalhar em sistemas virtuais

Com os ambientes virtuais cada vez mais inseridos no dia a dia das pessoas, o trabalho remoto ganha mais credibilidade. 

E sistemas virtuais integrados que usam certificados digitais específicos. Profissionais de várias categorias podem comprovar sua identidade para acessar informações e realizar atividades à distância. Por exemplo:

  • o e-Saúde : para profissionais de saúde assinarem prontuários eletrônicos, prescreverem medicamentos e emitem atestados;
  • o e-Jurídico: para advogados acessarem remotamente processos e assinarem petições e procurações; e
  • o e-Contador: para contadores assinarem documentos e enviem informações para órgãos públicos.

Além de todas as vantagens que citamos, o resultado direto dessa tecnologia tem benefícios que podem ser generalizados e encontrados para quaisquer situações. 

Como adquirir?

Seja qual for o modelo de certificado ou a Autoridade Certificadora escolhida pela empresa, será preciso seguir essas etapas, pois, assim é possível garantir que as normas que garantem a segurança sejam respeitadas. 

Os passos abaixo dão uma visão geral do objetivo dos principais modelos e das características dos principais tipos, bem como sobre a aquisição e o uso deles. Confira!

1.  Escolher o modelo do certificado digital

Existem vários modelos de certificado digital, por exemplo:

  • e-CNPJ : identidade digital de pessoas jurídicas, é atrelado ao CNPJ;
  • e-CPF : versão digital do cadastro de pessoa física;
  • e-MEI : identidade digital para microempreendedores individuais;
  • NF-e : certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas;
  • e-Saúde: identidade digital para profissionais de saúde;
  • e-Jurídico: identidade digital para advogados inscritos na OAB;
  • e-Contador: identidade digital para contadores.

2. Escolher o tipo do certificado digital

Os tipos mais usados são

  • Certificado digital A1
  • Certificado digital A3

É importante checar a compatibilidade do certificado digital com o sistema operacional e o tipo de dispositivo onde ele será utilizado. Para obter essa informação, consulte o fornecedor do sistema ou do serviço que precisa utilizar.

3. Escolher quem vai fornecer esse sistema para a empresa

Existem várias entidades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) que podem emitir certificados digitais.

O processo de emissão é simples, ágil e conta com a confiabilidade e garantia dos dados que o sistema de legislação prioriza.  

4. Comprar e validar o certificado digital

Após a confirmação de pagamento, será agendada a validação que, dependendo do caso, é presencial ou por videoconferência.  

Essa fase é obrigatória para a emissão do certificado. Nela,você apresentará a documentação exigida e será feita a coleta e registro dos dados biométricos, como foto e impressões digitais.

5. Instalar o certificado digital

Tanto para o certificado digital A1 quanto para o certificado digital A3, a instalação é muito simples e tem poucos passos, mas lembre-se de anotar a senha cadastrada, pois ela é irrecuperável. 

6. Assinar um documento digitalmente

Com o certificado digital, você pode inserir a sua assinatura virtual tanto em documentos no formato PDF usando o Adobe Reader (programa gratuito para ler arquivos em PDF) quanto em documentos criados com programas de edição de texto, como o Word e o BrOffice.

Para casos de empresas que utilizam um sistema ERP ao emitir notas fiscais, é necessário ter o certificado digital para validar este documento.

Quem precisa?

Todas as pessoas (físicas ou jurídicas) que desejam realizar determinadas atividades online de maneira segura e autenticada precisam de um certificado digital. Em alguns órgão públicos, por exemplo, algumas atividades só podem ser feitas com o uso desse meio de certificação.

Vale ressaltar que empresas inscritas no Simples, como não são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica, não precisam de certificado digital. Todavia, para o caso de microempreendedor individual (MEI) e para pessoa física, o certificado digital pode substituir documentos em papel e assinatura de próprio punho, desburocratizando e agilizando processos de forma segura.

Empreendedores também podem usar o e-CPF para assinar documentos da empresa em seu próprio nome, como ocorre no caso do contrato social, por exemplo. Assim, procedimentos que só eram feitos presencialmente, podem ocorrer virtualmente na Junta Comercial e na prefeitura, desde que esses órgãos tenham implantado sistemas virtuais.

Qual a importância na empresa?

Para um cenário corporativo é muito importante que uma empresa possua certificado digital. Isso porque o fisco não aceita a entrega de obrigações sem assinatura digital jurídica. 

Para aquelas que emitem nota fiscal eletrônica, por exemplo, a necessidade em garantir a origem das informações fiscais enviadas à secretaria da Fazenda torna esse tipo de documento essencial. 

Além disso, os regimes de tributação de Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional também são obrigadas a ter esse certificado, uma vez que é seu dever enviar declarações específicas aos órgãos competentes informando as obrigações vigentes. São elas:

SPED ECD (Escrituração Contábil digital);

• SPED ECF (Escrituração Contábil Fiscal);

• Envio de informações ao e-Social da empresa (tendo ou não empregados);

• Acesso ao extrato de FGTS e Seguro Desemprego (quando se tem funcionários);

• Parcelamento e formalização de processos com a Receita Federal;

• Emissão de nota fiscal eletrônica;

• Extração e importação das notas fiscais emitidas para informação a Receita;

• Emitir nota fiscal eletrônica;

• Acessar o E-CAC;

• Acessar o Conectividade Social IPC da Caixa Econômica Federal;

• Solicitar registro de marcas e patentes no INPI.

Hoje vivemos em um mundo tecnológico e, mesmo sem perceber, o certificado digital está cada vez mais inserido em nosso dia a dia.

Conclusão

Dependendo do ramo no qual a instituição atua, é preciso ter planejamento, organização e praticidade para iniciar qualquer projeto interno, principalmente, os que envolvem contabilidade fiscal e financeira.

Para esse objetivo, além de contar com um auxílio de um bom especialista em contabilidade e o certificado certo para suas necessidades, você pode ter uma plataforma onde é possível controlar todas as operações e atividades de uma empresa.

Nesse caso, nós podemos te ajudar!

Na Sensio, uma vez que seu contador configure os dados para emitir nota fiscal, por exemplo, o sistema puxará as notas fiscais de forma automática e é claro que com a segurança do seu certificado digital.

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