Como melhorar o lead time da sua empresa

O lead time é um indicador muito importante, principalmente uma fábrica, e reduzi-lo pode ter grandes impactos positivos nos resultados da empresa. Nesse artigo nós separamos algumas maneiras de melhorar o lead time da sua empresa.

Luiz Pires
Produção

Quem não gosta de receber um pedido com rapidez?

Não importa como o pedido foi feito ou quanta personalização está envolvida no processo, seus clientes gostam que você entregue os produtos sem atrasos.

Se você demorar muito, é mais difícil de eles voltarem e muito menos provável que irão recomendar você para alguém. Isso significa que o lead time é extremamente importante para o sucesso do seu negócio e reduzi-lo pode ter um grande impacto na empresa.

Reduzir o lead time não é somente uma maneira de melhorar a satisfação do consumidor mas também reduzir custos. Lead times menores geralmente indicam uma organização mais enxuta, com menos furos na cadeia de suprimentos e produtividade maior.

Se os atrasos são situação comum na sua empresa, os clientes ligam cobrando entrega de pedidos, faltam materiais para produzir e você vive apagando incêndios, saiba que tomar ações para reduzir o lead time da fábrica podem evitar problemas e tornar a empresa mais eficiente e lucrativa.

Por isso, escrevemos um guia completo para que você planeje e execute uma estratégia de redução do lead time na sua fábrica. Vamos começar definindo o conceito de lead time.

O que é lead time?

O lead time refere-se ao tempo decorrido entre o momento em que um pedido é colocado e o produto é entregue. No caso de uma fábrica, o lead time é o período entre o início de um processo de manufatura e sua finalização.

Existem diversos tipos de lead time que diferem baseados no produto ou cliente, mas basicamente podemos destacar:

  • Lead time do Cliente: tempo entre realizar um pedido e recebê-lo.
  • Lead time de Produção: tempo entre uma ordem de produção ficar disponível para fabricar e a sua finalização
  • Lead time do Material: tempo entre você realizar um pedido ao fornecedor e ele entregar o material na sua planta

Você pode combinar ou decompor os lead times. Por exemplo, pode querer analisar o lead time de apenas um setor da fábrica, ou de toda a cadeia produtiva/logística. Tudo depende do seu objetivo: o que você quer analisar? Lembre-se que o que é medido é administrado.

Porém, a coleta e análise dos tempos para registro do lead time devem possuir um objetivo concreto e, de preferência, uma meta a ser alcançada. De nada adianta sair registrando todos os tempos da empresa e coletar montanhas de dados para não fazer nada com aquilo. Tome cuidado também para não medir o que não deve: a empresa vai focar naquilo que é medido, e se você passar a coletar dados de algum processo que não deveria ser alterado, provavelmente vai acabar tendo resultados ruins.

Fatores que afetam o lead time

Existem muitas variáveis que impactam o lead time. Seja o lead time da sua produção ou de um fornecedor, é importante conhecer a avaliar esses fatores para conseguir planejar melhor ações para reduzir o lead time.

Complexidade de partes

É simples prever o lead time de uma peça fácil de ser produzida ou que basta pegar da prateleira. Em um supermercado, se você precisa de mais refrigerante, provavelmente o fornecedor consegue te entregar em pouco tempo e seus clientes não vão ficar sem o produto. Mas e no caso de um produto mais complexo, com demanda menor e fabricação demorada? E se, além disso, essa peça for muito grande e com limitação de transporte?

Qual será a sua estratégia para lidar com isso? Você precisa analisar o que faz mais sentido e é economicamente viável, caso a caso. Talvez você possa pedir uma quantidade maior e armazenar no seu estoque, ou então pagar um pouco a mais para um fornecedor que mantenha essas peças a pronta entrega.

Atrasos na entrega

A logística da entrega para uma fábrica com clientes geograficamente espalhados pode ser bem complexa. Pode ser que você tenha uma frota própria, mas que um pedido de um cliente ficou muito fora da rota e não é viável deslocar seu veículo para realizar a entrega.

As transportadoras também possuem suas limitações: geralmente os preços são altos e você não controla a agenda do transporte. A pandemia de COVID-19 deixou esse ponto ainda mais delicado, com restrições de deslocamento surgindo o tempo todo. Existem ainda os imprevistos: mau tempo, manutenções não programadas e barreiras alfandegárias.

Os atrasos na entrega são um dos principais motivos pelo qual o seu lead time pode ser afetado, e infelizmente é um dos fatores mais difíceis de se ter controle.

Controle ineficiente de estoque

Se sua empresa ou seu fornecedor não consegue ter um controle detalhado do estoque, é muito provável que vai acabar faltando material para sua produção.

É comum que as fábricas não saibam com precisão a quantidade que gastam de determinado item em um período, e realizem a reposição baseando-se na intuição.

O problema disso é que, conforme a quantidade de itens diferentes necessários aumenta, esse processo pode se tornar muito ineficiente e acarretar em estoques em excesso de alguns materiais e estoques em falta de outros.

É importante não apenas ter dados do consumo mensal ou semanal dos materiais da fábrica, mas também saber com precisão os níveis de estoque a qualquer momento. E isso só é possível com um controle eficiente de estoque.

Isso não vai apenas reduzir seu investimento com estoque, mas também prevenir faltas e minimizar custos de transporte e movimentação.

Como reduzir o lead time?

Agora que temos um bom entendimento do lead time dos principais fatores que podem afetá-lo, podemos desenvolver estratégias para reduzi-lo.

1. Escolha fornecedores perto da sua empresa

Hoje nós temos acesso a materiais de virtualmente qualquer parte do mundo. A oferta de fornecedores nunca foi tão grande, e a concorrência acaba criando oportunidades enormes de comprar itens mais baratos.

Porém, um preço muito bom de um fornecedor muito longe pode significar uma espera de semanas.

Devemos sempre avaliar a rapidez da entrega como um fator de decisão na hora de escolher o fornecedor. Geralmente, os fornecedores mais perto entregam mais rápido, mas você pode realizar pesquisas e testes para verificar qual a melhor opção.

Pode ser que uma entrega mais rápida signifique preços mais caros mas nem sempre é assim: com o acesso a uma gama enorme de ofertas, as fábricas têm oportunidades de comprar melhor, mais barato e com mais velocidade.

2. Pare de comprar de fornecedores que não são confiáveis

Se você está constantemente recebendo entregas atrasadas dos seus fornecedores, isso pode estar te custando mais do que encontrar um outro fornecedor.

É preciso ter um mínimo de previsibilidade nas suas compras para conseguir planejar sua cadeia produtiva de maneira eficiente. Imagine realizar pedidos de materiais, planejar a produção e as vendas de acordo com as datas previstas pelo fornecedor mas no final ter que ficar esperando? Se essa situação é comum na sua empresa, saiba que isso é extremamente prejudicial não só ao lead time, mas também a outros custos que não são tão tangíveis na fábrica.

O custo de ociosidade, por exemplo, é um deles. A não ser que você pague os colaboradores baseados na produção, ficar com eles parados por falta de materiais ou mesmo produzindo peças que não estão programadas apenas para mantê-los ocupados pode acarretar diversos problemas. Os atrasos são os problemas mais diretos mas também podemos citar: estoque desnecessário, diminuição da moral, perda de confiança com os clientes e custos logísticos.

Nós escrevemos aqui no blog um artigo completo sobre como selecionar fornecedores, se você anda tendo esses problemas, leia e aplique para parar de perder dinheiro. 7 dicas para escolher fornecedores.

3. Melhore a comunicação interna da empresa

Uma empresa, mesmo que pequena, pode ter processos bastante complexos. E geralmente isso envolve várias pessoas, em diferentes setores e diferentes atividades. Processar um pedido, desde seu recebimento até sua entrega, é um processo que passa por praticamente todos, do vendedor ao operador ao transportador.

Se essas partes não se comunicarem eficientemente, com certeza haverá lacunas no processo onde o lead time poderia ser melhorado. Por exemplo, a menos que você tenha uma esteira por onde as peças são transportadas ao longo do processo produtivo, para que a etapa seguinte saiba o que deve processar, deve haver algum tipo de comunicação/sinalização da etapa anterior.

Não apenas para evitar peças paradas quando poderiam estar sendo processadas, mas também para evitar erros no processamento. Se você produz algo que não deveria ter produzido ou algo com defeito, de nada adiantou para o pedido que realmente deveria ter sido processado e seu lead time vai ser afetado.

Conforme o número de pessoas envolvidas aumenta, também aumenta a dificuldade de se manter uma comunicação eficiente. Por isso, é fundamental investir em ferramentas e principalmente treinar os colaboradores, avaliando constantemente e melhorando os processos de comunicação.

A tecnologia pode auxiliar bastante nesse momento, mas é possível obter ótimos resultados mesmo sem ferramentas sofisticadas, apenas com bastante bom senso e disciplina. Esteja sempre avaliando a situação da comunicação dentro da empresa e faça os ajustes necessários, pois esse é um processo que requer constante aprendizado.

4. Utilize previsões de demanda

Na grande maioria dos setores a demanda não é algo totalmente fixo e flutua de maneira natural. É normal que seus pedidos aos fornecedores variem mês a mês.

Se você espera uma demanda maior no próximo período, é preciso se precaver: antecipe suas compras ou realize pedidos em quantidades maiores aos fornecedores. É claro que as previsões nem sempre se concretizam e é muito difícil prever eventos inesperados, mas algumas variações sazonais podem ser antecipadas com mais precisão, como o natal, dia das mães, etc.

Compartilhar suas previsões com os fornecedores pode ser uma ótima maneira de obter bons resultados. Assim como você pode não conseguir atender uma variação muito grande de demanda, eles também podem ter problemas pois também dependem de muitos fatores.

Mas como realizar boas previsões sem simplesmente ter que confiar na intuição? Existem alguns métodos de previsão de demanda que podem ser aplicados, alguns muito simples como realizar uma média da demanda dos últimos períodos e outros mais sofisticados, que consideram sazonalidade e outros fatores.

O Sensio ERP conta com um sistema de Inteligência Artificial que faz isso automaticamente para você, sem que você precise conhecer métodos ou realizar cálculos complexos. A Inteligência Artificial da Sensio analisa o histórico de demanda dos seus itens e realiza uma previsão para o próximo período. Assim, você pode se basear nessas previsões para programar suas compras e corre menor risco de faltar materiais ou mesmo de comprar em excesso.

5. Internalize processos externos

A terceirização pode ser uma grande aliada da indústria e reduzir custos diretos. Mas quanto mais você depende de agentes externos, menos controle você tem sobre a sua cadeia de lead time.

Se os fornecedores estão constantemente atrasando mesmo após algumas trocas, ou se a sua demanda varia tanto que é impossível de prever e seus materiais estão sempre em falta, talvez você deva considerar aumentar suas capacidades produtivas.

Por exemplo, você pode comprar uma peça de madeira já cortada e furada nas dimensões que você precisa. Se passar a comprar a chapa de madeira e realizar o corte e a furação dentro da sua fábrica, pode ter um controle maior sobre o lead time e evitar alguns atrasos.

Essa opção deve ser avaliada com cuidado antes de ser implementada. Geralmente o investimento inicial é alto e os custos vão subir: você pode precisar comprar máquinas, contratar funcionários, aumentar turnos. Porém, se a sua empresa vinha sofrendo com atrasos constantes, o retorno futuro dessa estratégia pode compensar muito.

Além disso, assim você já está se estruturando para um possível crescimento, ficando mais preparado para o futuro.

6. Automatize processos

A automação de processos pode ser uma grande aliada da redução do lead time, e não estamos falando aqui de colocar robôs no lugar dos colaboradores. Existem várias situações que podem ser evitadas com auxílio da tecnologia. Se a sua empresa já passou por alguma delas, pode ser que você precise automatizar seus processos. Por exemplo:

  • O comprador da empresa não sabia o estoque real de um item e acabou deixando faltar
  • Um pedido de venda se "perdeu" no fluxo e não foi passado para a produção
  • O setor de logística não ficou sabendo da conclusão de um pedido e não conseguiu organizar sua entrega a tempo
  • Um lote inteiro de peças foi descartado pois não passou por uma etapa importante do processo produtivo
  • Um pedido que estava bloqueado por questões de crédito do cliente acabou sendo produzido

Se isso acontece na sua empresa, saiba que o seu lead time está sofrendo com isso. Automatizar processos pode ser a solução.

Um software do tipo ERP, por exemplo, pode centralizar todas as áreas da empresa e garantir uma consistência de informações, por atuar em cima de uma base de dados única. O ideal é um sistema em nuvem, para garantir que todos sempre estejam trabalhando com as informações atualizadas e em tempo real, sem precisar de sincronizações ou backups.

É importante ressaltar também que automatizar processos em uma empresa com uma comunicação ruim pode apenas piorar as coisas. Por isso, siga a dica 3 antes de tentar utilizar ferramentas tecnológicas esperando que elas resolvam todos os problemas da empresa.

Conclusão

Reduzir o lead time nem sempre é uma tarefa simples e requer colaboração de todos os envolvidos no processo. Porém, com algumas ações simples e sem gastar muito é possível mudar a cultura da empresa para que os lead times sejam diminuídos.

Os resultados podem não ser imediatos, por isso é importante não apenas tomar algumas ações iniciais e depois esquecê-las. Esse é um processo contínuo e que pode levar alguns meses até os primeiros resultados positivos aparecerem.

Se a sua fábrica precisa de um sistema para te auxiliar nesse processo, o Sensio ERP pode te ajudar. Com módulos de vendas, estoque, produção, financeiro e fiscal completamente integrados, a automação de processos fica muito mais simples e eficiente e você sempre tem as informações mais atualizadas em qualquer lugar.

O Sensio realiza inclusive o cálculo do lead time automaticamente, desde o lead time geral dos pedidos até os lead times de cada ordem de produção e etapa do seu processo produtivo. Conheça o Sensio ERP e faça um teste grátis.

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