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Mapeamento de Processos: passo a passo para trazer benefícios para sua produção

Este artigo explica como garantir que seu mapa de negócios esteja alinhado antes de começar a implementar. Confira!

Postado em
1/9/2022

Normalmente, pequenas indústrias não desenvolvem estratégias de gestão, algumas estão acostumadas com a aleatoriedade da sua cadeia produtiva e outras não têm conhecimento adequado para assumir tais funções. 

No entanto, independente do motivo, é preciso ter controle e organização no chão de fábrica.O mapeamento de processos é um mecanismo de gerenciamento que permite entender como funciona cada etapa da produção, a fim de analisá-la e otimizá-la. 

Assim, é possível ter maior controle de tudo o que envolve o funcionamento da organização, possibilitando que os gestores aprimorem as estratégias existentes. Como resultado, ele ajuda a melhorar a qualidade dos produtos, o processo de fabricá-los, as vendas e outros serviços internos.

Neste artigo, mostraremos 4 pontos que ajudarão você a mapear um processo e torná-lo bem-sucedido, além de entender com clareza a importância desse mapeamento para sua empresa. 

Boa leitura!

Compreensão de processos

Aplicar o fluxograma pela primeira vez nem sempre é fácil, especialmente se for uma nova tendência para a empresa. No entanto, existem maneiras que tornam isso mais fácil, como: focar em um processo de cada vez, dar visibilidade ao que importa e focar nas diferentes etapas que ocorrem. 

Essa é uma técnica projetada para melhorar a eficácia organizacional, reduzindo a quantidade de tempo e o custo envolvidos na produção, sem perda de precisão. 

Por isso, é uma etapa importante dentro do escopo de uma gestão estratégica, ajudando a empresa a entender como funciona o mundo ao seu redor. Dessa forma, o fluxograma de trabalho, como também é conhecido, fornece uma visão documentada de como a fábrica está estruturada e como ela opera.

Agora que você entende um pouco mais sobre o conceito, chegou a hora de aprender como colocá-lo em prática. Confira!

1) Anote todas as etapas da sua produção 

Para iniciar o mapeamento é preciso extrair e visualizar o fluxo de informações e as ações necessárias para o desenvolvimento de um projeto. Esse é o primeiro estágio para iniciar as etapas. 

Aqui, cada área da empresa deve ter todas as tarefas de trabalho listadas e detalhados, conectando suas informações aos profissionais certos. 

Isso permitirá a definição de responsabilidades, planos e prazos de contingência para resolver os problemas que possam surgir durante esse processo.

Nesse caso, entender os diferentes processos da sua empresa é a melhor maneira de fazer com que ela funcione. Mas também é essencial saber quais são. Por isso, pense na sua produção em si e se faça as seguintes perguntas: 

  • Será que a disposição de cada pessoa facilita o processo?
  • Onde o processo é planejado e avaliado?
  • Quais problemas podem acontecer?
  • Os colaboradores têm que ficar andando para entregar as peças na próxima etapa?
  • Qual é a funcionalidade do processo?
  • Os materiais necessários em cada etapa estão próximos às pessoas que vão usar?
  • Qual importância tem o processo e porque ele existe?
  • Ficar andando muito para pegar material ou ter que ir várias vezes toma tempo?
  • Daria para remodelar as máquinas e as pessoas para melhorar o fluxo?
  • Estão sendo utilizadas métricas?
  • Qual é a funcionalidade do processo?

2) Anote as principais informações para cada etapa envolvida

Por meio das perguntas certas e após entender os desafios internos, chega o momento de sentar e analisar as respostas encontradas, avaliando o que pode ser melhorado e as otimizações que podem ser aplicadas imediatamente.

Nesse momento, é muito importante contar com a opinião de todos os colaboradores, principalmente daqueles que trabalham no chão de fábrica.

Para isso, podem ser feitas enquetes, questionários, pesquisas internas e reuniões de feedback, pois a opinião do time direciona os líderes para aqueles problemas que afetam a produtividade. 

Convém dizer que metodologias como Lean Manufacturing, 5s, Kanban e sistemas ERP também podem ser soluções para os problemas encontrados. É importante ir a fundo nesses conceitos para entender qual deles auxiliará os problemas da empresa.

3) Anote tudo o que é feito por cada pessoa

A partir do momento em que as estratégias são definidas e o processo de otimização do fluxograma começa a ser implementado, é preciso alinhar como o acompanhamento das atividades será feito. Nesse caso, caberá aos gestores avaliar o que está funcionando bem e o que não está.

Nessa etapa, é essencial que informações como atrasos, obstáculos e conflitos sejam apresentadas à diretoria de forma transparente e construtiva, além das atividades mais complexas e as que agregam mais valor. 

Por isso, contar com um sistema capaz de organizar e dar atenção às rotinas ligadas à produção é um diferencial para o mapeamento de processos. Afinal, você terá armazenado em um único lugar todas as etapas para transformação do seu produto, entendo quando, com quem e porque alguma etapa não está dando certo. 

4) Coloque isso tudo em um papel

Como vimos, o mapeamento de processo permite que todas as atividades sejam documentadas e catalogadas, direcionando a cadeia produtiva para o caminho mais adequado. 

Você até pode decidir qual o melhor formato para sua indústria, gráficos, listas ou fluxogramas, mas, o mais importante é que este documento evidencie os desafios da operação, como falhas ou mesmo problemas de capacidade. A partir disso, será possível:

  • Medir a eficiência;
  • Descobrir quais são os problemas e porque eles acontecem;
  • Melhorar os processos existentes e desenvolver novas estratégias;
  • Reunir dados e informações para entender onde acontece o desperdício e como aumentar a capacidade de produção.

Ao organizar suas ideias e colocá-las no papel, é mais fácil buscar soluções, melhorar a comunicação interna e, assim, implantar novos processos com mais eficiência. 

Considerações finais

A primeira coisa a ser feita para construir o mapeamento de processo é incluir todos aqueles que trabalham nas atividades produtivas, como fornecedores, funcionários, supervisores e clientes. 

Isso é importante, pois, saber quem faz o quê e porquê mostra aos responsáveis o quadro completo de como a empresa funciona. Por isso, é fundamental garantir que esse mapa será atualizado constantemente para refletir quaisquer alterações.

O próximo passo é acompanhar o máximo possível tudo o que foi feito. Fazer avaliações periódicas e dos resultados de todos os processos internos ajudarão a alcançar os objetivos finais.

Muitas empresas, principalmente as pequenas indústrias, acabam não tendo sucesso nesse tipo de estratégia por falta de experiência ou por não saberem usar a metodologia da forma correta. Mas agora, com estas dicas, você não corre mais esse risco!

Gostou do nosso post sobre mapeamento de processos? Então visite nosso blog para mais informações. 

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Até a próxima! 

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