Como fazer um controle eficiente de Notas Fiscais

O controle de Notas Fiscais, tanto as de saída quanto as de entrada, é parte importante da rotina da empresa. Confira dicas para realizar um controle eficiente, poupar tempo e e evitar multas.

Luiz Pires
Contabilidade

As Notas Fiscais são uma parte importante da rotina das empresas brasileiras: elas são emitidas para reconhecer a saída/entrada de mercadorias e/ou serviços.

Uma indústria ou distribuidora geralmente tem que lidar com um volume grande desses documentos: são notas de entrada de matérias-primas, notas de saídas de produtos, notas de devolução, etc.

Se você é gestor de uma empresa, sabe que não é fácil gerir a quantidade de notas fiscais do seu negócio. Isso porque essa atividade costuma ser cansativa e um tanto complexa.

Como são muitos documentos, assim como a responsabilidade em administrar tantos papéis, e principalmente, fluxo de informações, é necessário trabalhar com cuidado para não gerar erros nem criar transtornos futuros para a organização.

A boa notícia é que existem algumas técnicas para facilitar essa tarefa, tornando o trabalho muito mais otimizado e menos burocrático, evitando também erros e multas.

Dessa forma, esperamos que com as dicas que passaremos a seguir, você, empreendedor, consiga atingir um controle eficiente das notas fiscais.

1. Elabore rotinas 

Uma vez que você deseja obter um controle eficiente das suas Notas Fiscais, é importante que seja definido um cronograma de trabalho com seus colaboradores. 

O objetivo é determinar o dever de cada um e estabelecer o que precisa ser feito em cada tarefa.

Uma boa ideia é fazer um fluxograma dos trabalhos pertencentes ao setor de emissão e armazenamento das notas. 

Desse jeito, com cada qual sabendo quais suas tarefas, os profissionais podem ter maior facilidade para acessar com rapidez diversas informações.

Assim, as falhas serão reduzidas e ao mesmo tempo, os funcionários têm com o que se comprometer, ajudando dessa forma a eficácia do processo.  

Treinar os funcionários sobre o assunto também faz parte dessa etapa de planejamento e pode ser um fator determinante para o sucesso de um controle eficiente de notas fiscais.

As pessoas que vão trabalhar nessa parte precisam ter um certo entendimento da dinâmica fiscal da empresa, sabendo, por exemplo, o que é o XML, os tipos de notas fiscais, os prazos para emissão/cancelamento, os impostos destacados na nota fiscal, e como funciona a escrituração das notas.

Isso vai facilitar muito o dia a dia da empresa, além de reduzir o risco de erros. Lembrando que erros na parte fiscal podem resultar em multas.

2. Estruture as Notas Fiscais Eletrônicas

Cuide para que seu estabelecimento não seja multado pela falta de uma nota fiscal em caso de fiscalização.

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços.

Em termos práticos, é um arquivo no formato XML, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente, realizada por meio de certificado digital. A impressão em papel, chamada de DANFE, é apenas uma representação gráfica do XML.

Como sabemos, a armazenagem da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) (arquivo XML) é uma exigência do Fisco, assim como as notas fiscais impressas. O prazo mínimo obrigatório é de 5 anos.

Logo, guardar as notas fiscais não deve ser apenas um costume, mas sim uma obrigação, já que a não apresentação desse documento gera multas para a instituição, fora a situação constrangedora que comprova a desordem diante da legislação fiscal. 

Então, visando evitar problemas dessa natureza, atualmente já é possível utilizar o armazenamento em nuvem para guardar essa documentação tão importante.

Tanto é que existem softwares que fazem essa função, livrando a empresa de ocorrências graves como perda dos dados ou documentos bloqueados.

Essa solução é muito mais eficiente, pois além de possibilitar o acesso remoto aos arquivos, elimina a necessidade de backups em dispositivos físicos, sujeitos a roubo, perdas, quebras, etc.

Se um fiscal solicitar os XMLs de sua empresa, basta entrar no software, selecionar o período desejado e realizar o download de todos os arquivos, de maneira imediata e sem precisar procurar ou juntar fontes de dados.

3. Confira a autenticidade das notas recebidas

Por mais que você confie em um fornecedor, sempre que receber uma nova nota fiscal, não deixe de checar a sua validade no site da Receita Federal, pois para que a lei seja cumprida, esse documento precisa ser autêntico.

Além disso, é viável que essa checagem seja feita com a ajuda do setor de compras, dado que a nota fiscal recebida deve fazer parte de um produto realmente adquirido por sua companhia. 

Afinal, sabendo que para o Fisco o que vale é o arquivo XML, você não pode esquecer de verificar se o DANFE entregue corresponde de fato a um XML recebido.

Diante disso, o ideal é que seu empreendimento conte com um software de recebimento automático de Notas Fiscais Eletrônicas. 

Com ele, é possível consultar os XMLs emitidos contra seu CNPJ direto do site da SEFAZ, prevenindo situações problemáticas com a Receita Federal. 

A Receita Federal também criou o mecanismo de Manifestação do Destinatário, que visa evitar a emissão de notas frias, ou seja, a emissão de uma nota fiscal sem a ciência do destinatário.

Por meio desse mecanismo, o destinatário pode informar para a Receita se reconhece uma nota fiscal emitida contra seu CNPJ. Esse processo pode ser realizado assim que uma nota é emitida, antes mesmo de receber a mercadoria. Por isso, a importância de um sistema que realiza essa consulta automática de notas direto da SEFAZ.

4. Preste atenção aos vencimentos das notas

Depois que você estiver com a logística do recebimento das notas em andamento, é hora de estabelecer uma rotina específica a fim de conferir o vencimento das notas fiscais recebidas. 

Em seguida, priorize os prazos mais aproximados e elabore uma sequência de pagamentos para essas dívidas. É o caso de, por exemplo, definir uma data X da semana para quitar todas as notas fiscais da semana seguinte.

Assim, você garante que a data de vencimento seja respeitada, sem contar que não será preciso arcar com multas e/ou juros. 

A finalidade é, portanto, assegurar o cumprimento das datas, evitando prejudicar o fluxo financeiro do seu negócio, ajudando-o também na efetivação de investimentos, por exemplo.

Se você recebe diversas mercadorias ao longo do mês mas não realiza um registro eficiente das datas de vencimento de cada nota, é muito provável que não consiga se organizar para pagar corretamente os compromissos, ou até mesmo realizar pagamentos indevidos.

Esse é mais um ponto em que um software ERP pode auxiliar: ele realiza a importação da NF-e, e automaticamente dá entrada no estoque daqueles itens e lança no seu financeiro as contas a pagar. Assim você pode analisar seu fluxo de caixa, gerar relatórios financeiros e não se esquecer de nenhuma cobrança.

5. Organize um horário para baixar as NF-es

Reserve um horário do dia para baixar as notas fiscais eletrônicas se torna essencial quando o assunto é manter a segurança e organização financeira. 

Além de auxiliar no controle, essa ação evita a emissão de notas fiscais falsas contra seu CNPJ, conhecidas por notas frias.

Por isso, indicar um funcionário do setor financeiro para cuidar dessa tarefa é uma excelente alternativa. 

Contudo, como o site da SEFAZ não permite baixar essas notas em lote, você também pode contar com sistema de gestão no intuito de otimizar ainda mais essa prática, porque ele é capaz de receber e armazenar os arquivos XMLs

O melhor é que isso tudo pode ser realizado sem estresses e sem complicações, já que a solução é bem eficiente.

6. Conserve uma relação saudável com os fornecedores

Independente se você está lidando com clientes ou fornecedores, nunca deixe de manter uma relação saudável com esses dois públicos. 

Ainda mais porque, por mais atenta que seja a sua equipe, todos nós estamos suscetíveis a erros.

Logo, se por acaso surgir alguma alteração, cancelamento ou correção da NF-e, essa boa relação será primordial para reverter a situação.

Dessa maneira, sua instituição não terá que arcar com gastos excessivos, tendo que se deparar com a complexidade do setor governamental.

7. Conte com um sistema de gestão ERP

Graças ao avanço da tecnologia, os empresários podem contar com uma ferramenta prática e bastante eficiente: os softwares de gestão ERP, como o Sensio

O sistema Sensio possui as seguintes funções:

  • Emissão de NF-e dos produtos;
  • Gerenciamento dos arquivos XMLs na nuvem;
  • Download das NF-es direto da SEFAZ;
  • Download dos XMLs em lotes;
  • Verificação de todas as notas fiscais emitidas contra seu CNPJ;
  • Manifestação do Destinatário para notas de entrada;
  • Entrada/saída automática do estoque dos itens das notas fiscais;
  • Lançamento automático de contas a pagar/receber no módulo financeiro do sistema;
  • Relatórios de Notas Fiscais, Financeiro e Estoque;
  • Emissão de Carta de Correção (CC-e);
  • Emissão de Conhecimento de Transporte (CT-e) e Manifesto de Documentos (MDF-e);

Nossa solução é capaz de automatizar diversas rotinas da sua empresa, facilitando o direcionamento das equipes para o planejamento estratégico.

Torne muito mais eficiente o processo de conferência e controle das Notas Fiscais da sua empresa. 

Conclusão

Fazer um controle eficiente de Notas Fiscais é uma medida que garante maior produtividade para a sua equipe, além de melhores resultados com os seus clientes.

Ao seguir os passos que mencionamos, sua empresa marca pontos no quesito organização, agilidade e segurança. 

Por sua vez, isso faz com que ela tenha um controle financeiro ágil, pronto para os desafios do mercado competitivo.

E para conseguir fazer um controle realmente eficiente de notas fiscais, conte com o Sensio ERP, desenvolvido especialmente para pequenas indústrias e distribuidoras. Conheça o Sensio ERP e faça um teste grátis.

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