6 dicas para fazer a expedição de mercadorias

Realizar a expedição de mercadorias com eficiência e qualidade não é tarefa simples para indústrias e distribuidoras. Confira algumas dicas para administrar bem a expedição nesse artigo.

Luiz Pires
Produção

Seja em uma indústria ou em uma distribuidora, a expedição é um dos setores mais importantes da empresa e onde costumar ocorrer muitos problemas caso não seja bem administrada.

Não basta apenas produzir com qualidade, custo baixo e de maneira veloz. Se os produtos não são expedidos de maneira correta, o serviço ao cliente fica comprometido e toda a experiência de compra da empresa é afetada.

Mercadorias mal acomodadas, entregas erradas, falta de cuidado com as embalagens e fatores ambientais não observados podem ocasionar uma péssima impressão ao cliente, que com certeza levará esses fatores em conta nas próximas compras.

Possuir um controle eficiente do setor de expedição garante que mais clientes fiquem satisfeitos com a sua empresa. Por isso, fazer a expedição de mercadorias é uma etapa que deve ser feita com atenção e zelo.

O objetivo da expedição de mercadorias é assegurar que as datas de saída de produtos sejam cumpridas, dever que faz parte do departamento de expedição.

Além disso, seguir um cronograma de entrega confere uma melhor reputação para a empresa junto da satisfação por parte dos clientes, que têm suas peças entregues na data correta.

Diante disso, no artigo de hoje vamos mostrar 6 dicas para fazer a expedição de mercadorias. Com elas, seu negócio ganhará diversas vantagens, qualidade, rapidez e principalmente cumprimento dos prazos.

Ao final da leitura, você estará em melhores condições de administrar com excelência a expedição da sua empresa.

1. Elabore listas de expedição

As listas dos produtos que precisam ser despachados é um ponto importante para garantir a efetividade das expedições.

O objetivo é prevenir falhas e confusões no departamento de saída de mercadorias, isto é, a partir da criação de listas que realmente informam os itens que devem ser despachados.

A boa notícia é que esse tipo de relatório pode ser facilmente conseguido por meio de um software de gestão empresarial, um sistema que trabalha para assegurar que as expedições sejam realizadas corretamente e o mais rápido possível.

Uma prática comum é organizar a carga por entregas, ou seja, agrupar os produtos de uma carga de acordo com a ordem do roteiro de viagem.

Isso é muito importante nos casos de transportes em que uma carga é fracionada, isto é, com várias entregas diferentes que são acomodadas e transportadas dentro de uma única unidade de carga.

Imagine o caminhoneiro chegar na primeira entrega do roteiro e ao abrir o baú do caminhão, perceber que o setor de expedição colocou as caixas dessa entrega nos fundos do baú.

O tempo gasto e o trabalho para retirar as caixas e reorganizar tudo é imenso. Por isso é fundamental já elaborar uma lista de expedição que seja ordenada.

Mesmo que o processo seja manual, observe esses detalhes ao montar a lista, pois irá economizar bastante tempo na hora das descargas.

A conferência também pode ser simplificada dessa maneira. Se o seu setor de expedição não segue nenhum padrão de organização das mercadorias dentro do caminhão, isso pode ser um pesadelo para conferir e levar a erros de carregamento.

Resumindo, planejar com cuidado a lista de expedição é provavelmente a dica mais importante desse artigo e pode não apenas tornar o processo mais rápido e eficiente como também poupar várias dores de cabeça.

2. Confira a embalagem dos produtos

Antes de despachar os produtos, é fundamental prestar atenção ao tipo de embalagem que está envolta do item fabricado.

Isso porque são as embalagens que previnem danos que podem causar diversos problemas para seu estabelecimento. 

Dessa forma, busque um padrão nas embalagens que possua a qualidade devida de acordo com o material empacotado, bem como um tamanho ideal para o produto e de maneira que a caixa esteja fechada, etiquetada e com nota fiscal anexada.

3. Verifique os veículos que transportarão os produtos

Outro fator relevante para melhorar a expedição de mercadorias do seu empreendimento é checar os veículos que irão transportar e despachar os produtos comprados.

Por isso, é importante se certificar:

  • Se a frota é suficiente para levar com segurança todas as mercadorias;
  • Se a carga transportada é ideal para o tamanho dos automóveis;
  • Se serão necessários cuidados extras, como acolchoamento das superfícies ou então cobertura da carga e até suspensão para evitar molhar;
  • Qual o melhor trajeto para esse transporte;
  • E se há necessidade de contratar veículos diferenciados, a depender do tipo de carga, como por exemplo, caminhões com serviço de refrigeração para produtos congelados.

Seguindo esses passos, sua empresa evita transtornos com o envio de produtos que poderiam causar prejuízo para seu estabelecimento.

4. Organize o layout e equipamentos

A sua companhia precisa expor os equipamentos e produtos de maneira organizada, por isso um layout de expedição é tão útil para agilizar o processo de saída de peças.

Aliás, é vital que sua cadeia de produção tenha o maquinário necessário para que a expedição seja feita de modo seguro e rápido. 

Logo, um layout bem desenvolvido faz com que os espaços sejam aproveitados, podendo guardar mais peças no estoque sem a necessidade de alocar outros locais.

O setor de expedição também é otimizado quando os corredores da fábrica são adaptados para que pessoas e máquinas se movimentam com facilidade, dando espaço para os produtos serem selecionados quando preciso.

Sendo assim, ao passo que é seguido um padrão mais coerente, os colaboradores têm um ganho de tempo, já que conseguem visualizar prontamente onde um dado produto está estocado.

5. Planeje a médio e longo prazo

Administrar os processos operacionais significa incluir o planejamento estratégico em variadas situações da gestão, e não somente em ocorrências comuns, como recebimento de produtos, estocagem, separação de peças e expedição.

Assim, a sazonalidade é outro ponto vital que deve ser considerado a médio e longo prazo. Essa medida revela qual época do ano uma mercadoria é procurada com mais frequência.

Isso porque há produtos que, em algumas fases do ano, as vendas disparam; já em outros meses, o comércio recebe pouquíssimos pedidos daquele item.

Então, é importante também ter cuidado no armazenamento de matérias-primas, pois, a princípio, não é uma boa ideia comprar um insumo para fazer uma mercadoria que não vai vender naquele momento. 

Por outro lado, se o caixa da empresa estiver bem financeiramente, pode ser que comprar esse insumo bem antes da demanda sirva para garantir uma alta produção e por consequência, mais vendas.

6. Automatize o setor de expedição

Não tem nada mais frustrante que uma empresa trabalhar duro para fazer um produto e na hora de entregá-lo, esse item ir errado, para o cliente incorreto ou na pior das hipóteses, as duas coisas!

Apesar de parecer algo muito distante, infelizmente é isso que pode acontecer caso a companhia não dê atenção ao setor de expedição. 

Afinal, do mesmo jeito que o setor de produção cria os produtos, o departamento de expedição tem o dever de embalar e entregar ao consumidor o pedido correto na data estabelecida.

Então, um sistema de gestão ERP é ´bastante útil nessa ocasião para:

  • Evitar erros na separação e envio das peças; 
  • Assegurar que os consumidores vão receber o produto correto e na quantidade solicitada, diminuindo assim os pedidos de devoluções;
  • Aumentar a produtividade da equipe, uma vez que separar e conferir os itens pode ser feito de maneira mais rápida. 

Como um sistema de gestão ERP pode ajudar meu negócio na expedição de mercadorias?

Assim como os outros setores de sua instituição, não dá para esquecer esse departamento tão importante para o fechamento da jornada de compra do cliente. 

Portanto, investir em um sistema de gestão ERP é fundamental para integrar a área de produção com o departamento de estoque e expedição.

Desse jeito, você poderá ter uma visão global do seu empreendimento, podendo planejar ações que liguem um setor ao outro, sem falhas ou discrepâncias. Todos os módulos integrados em uma única base de dados: vendas, financeiro, estoque, produção e expedição.

A partir do sistema Sensio, o empreendedor pode controlar o estoque por locais, dando baixa automática nas entradas e saídas de produtos, de acordo com a produção e vendas dos itens. 

Além disso, é possível configurar e imprimir etiquetas para cada peça, incluindo código de barras e demais dados que desejar. Pode também montar cargas e organizar as etiquetas por roteiro de entrega. Conheça o Sensio ERP e faça um teste grátis.

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