A multa que incide sobre um sonegador fiscal, que presta serviço mas não emite nota, é um dos muitos problemas que uma empresa pode enfrentar se continuar mantendo essa postura. 

Ao tomar esse tipo de atitude, seu negócio sinaliza para o mercado uma má prática de gestão, interferindo na credibilidade da sua marca. 

É verdade que alguns nichos de mercado ainda estão “engessados” por empresas que não se adequaram às normas impostas pela lei, mas isso não significa que elas sejam um exemplo a ser seguido, tampouco que vão continuar ilesas para sempre.

Quer saber quais problemas você vai encontrar se não emitir nota fiscal e porque um bom empreendedor precisa realizar essa tarefa? É só continuar a leitura desse artigo que te contamos tudo. 

Vamos!

Importância da Nota Fiscal

A emissão da nota fiscal é um processo importante, tanto para o consumidor quanto para o prestador de serviços, que comprova as operações comerciais dentro de uma relação contratual.

Esse documento funciona como garantia dos direitos do comprador, sendo útil em casos de devoluções, reclamações e processos judiciais.

Através da nota fiscal também é possível garantir a integridade da sua empresa, validar as vendas de produto ou serviço e manter a seu negócio em dia e regularizado com o fisco (autoridade que controla os pagamentos de impostos).

Você pode estar se perguntando porque é essencial repassar essas informações às autoridades fiscais, estou certa?

Bom, as informações contidas sobre imposto de renda nesse documento ajudam a Receita Federal a controlar e mapear sua arrecadação. 

Logo, a nota fiscal além de ser a comprovação da relação comercial entre vendedor e comprador também é o instrumento necessário para que o governo consiga promover assistencialismos e políticas públicas voltadas para o bem-estar social. 

Principais tipos de notas fiscais

  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
  • Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e);
  • Nota Fiscal Avulsa (NFA-e);
  • Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e);
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Preparamos um artigo secundário que mostra como e quando emitir cada uma das notas fiscais citadas acima. Confira o conteúdo em nosso blog!

Quem precisa emitir esse documento?

A emissão de comprovantes fiscais é obrigatória para empresas que contribuem para o ICMS ou para Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). 

Por via de regra, toda e qualquer empresa que comercializa produtos e serviços deve emitir a nota fiscal, como é determinado na Lei nº 8.846/94. Contudo, vale ressaltar que para os casos de Microempreendedores Individuais existem exceções.

Consequências de vender sem nota

A primeira coisa que precisa estar clara é que uma empresa que não emite NF nas suas transações comerciais se enquadra na classificação de sonegação fiscal. Ou seja, ela está sujeita a nota fiscal. 

Nesse caso, a pessoa jurídica que for classificada nessa condição está sujeita receber multas e, até mesmo,  a prisão dos responsáveis. Isso porque sonegar imposto é ocultar do Fisco situações das quais seriam necessárias o pagamento de obrigações tributárias, conforme a Lei nº4.729, artigo 1°.

“Prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deva ser produzida a agentes das pessoas jurídicas de direito público interno, com a intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei.”

Conforme a gravidade do ato praticada, as consequências para sonegação fiscal podem englobar:

  • Pagamento de multa de até 10 vezes do valor do tributo sonegado;
  • Reclusão de seis meses a 5 anos.

Vale ressaltar que caso o acusado seja reincidente, tanto a multa quanto a prisão, podem aumentar.

Além dessas consequências jurídicas, uma empresa sonegadora pode enfrentar sérios problemas operacionais a longo prazo que, em todos os casos, gera um enorme prejuízo financeiro. Como, por exemplo:

Ter suas vendas comprometidas

Uma empresa que não emite a documentação fiscal, como já falamos, pode ter a sua reputação comprometida, o que diminui o engajamento das suas vendas. 

Isso ocorre pois a NF é também um documento que comprova a procedência da mercadoria, como quando e por quem ela foi fabricada. 

Quem te garante que aquele produto é de fato original da marca? Bom, a nota fiscal te garante. 

Convém dizer que se seu parceiro de negócio for uma pessoa jurídica, no modelo B2B, a nota fiscal é ainda mais necessária. Em empresas que comercializam para outras empresas necessitam de um rigor maior para suas transações.

Controle de estoque 

Um risco de comprar sem nota fiscal é o de perder facilmente o controle do estoque, já que não há um registro concreto das transações comerciais realizadas.

Isso pode ser prejudicial para a saúde financeira e para os balanços operacionais, em empresas com alto nível de produção. Além de ser um desafio para o compliance jurídico.

Apreensão de mercadorias

Toda e qualquer mercadoria em trânsito, de acordo com a legislação de cada estado, precisa apresentar sua nota fiscal e, consequentemente, o documento auxiliar (DANFE). 

Caso isso não aconteça, mercadorias transportadas em carros ou caminhões, ou até enviadas pelos Correios sem nota fiscal podem ser apreendidas durante uma fiscalização.

As perdas financeiras resultantes da ausência desse documento são significativas, uma vez que será necessário fazer o pagamento do Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) com a multa do Termo de Apreensão e Depósito (TAD). 

Prejudica seu e-commerce

Hoje em dia, é muito comum empresas expandirem seus negócios para o comércio online. 

Nesse contexto, surgem plataformas digitais especializadas em vendas onde é possível atrair e engajar mais público e de diferentes lugares. 

Empresas como essas, por exemplo, exigem a emissão das notas fiscais para assegurar a procedência aos seus usuários. Logo, se um empreendedor deseja utilizar esse tipo de serviço, precisa estar apto a emitir esse documento de acordo com as características do seu negócio.

Como estabelecer um processo de emissão eficiente?

Com a constante transformação tecnológica, o processo para emissão de notas fiscais passou a ser mais fácil. Existem soluções e ferramentas, como um sistema de gestão integrado, que fazem todo o trabalho manual para as empresas.

Para essa finalidade é preciso contratar um software que atenda as necessidades e características de cada negócio. Por isso, é sempre bom pesquisar, conhecer as funcionalidades de cada sistema e definir qual é a melhor opção para a sua empresa. 

Ao contratar um ERP online, sigla em inglês para sistema de gestão integrado, você passa ter em mãos uma ferramenta que emite a nota fiscal de acordo com os seus pedidos de vendas, com dados automatizados e certificação digital. 

Ah então nesse caso estamos falando das NF-e, as notas fiscais eletrônicas?

Sim, exatamente! Esse sistema conta com tecnologia de ponta que dá credibilidade a essas informações, trazendo mais segurança para o seu negócio. 

Por que a NF-e é melhor?

Eliminação de arquivos físicos e redução de custos

O primeiro dos benefícios e um dos mais importantes para uma empresa é a redução de custos. Antigamente, era necessário manter um espaço físico e organização de pastas que continham essas informações.

Com o formato digital, arquivado em ambiente eletrônico e na nuvem, esse cenário muda pois a garantia de segurança e a agilidade do processo é total. 

Nesse contexto, as empresas podem reduzir os custos com armazenamento e produção de arquivos físicos, eliminando compra de papel, pastas e até otimizando os espaços do escritório.

Redução de erros

Ao utilizar um sistema para emitir as NF-e, onde as mesmas serão geradas através do pedido de venda de cada produto e automaticamente, os erros podem ser eliminados. ‍

Dessa forma, o colaborador responsável por essa tarefa economiza tempo no processo de faturamento, e trabalha de forma muito mais estratégica para o seu negócio.

Aumento de produtividade

De fato, qualquer processo que seja otimizado aumenta a produtividade da equipe e isso não seria diferente na emissão de notas fiscais. 

Na NF-e, em poucos cliques, você reúne todas as notas que precisam ser emitidas com um menor espaço de tempo. 

Informações mais seguras

O ambiente digital que engloba o acesso às NF-e, geralmente, oferece a possibilidade de gerar relatórios com os principais dados de uma empresa. Entre essas opções é possível criar, visualizar e organizar suas notas fiscais com segurança.

Com isso, seus dados são armazenados na nuvem e com a garantia de segurança da informação através da criptografia. Tudo isso em um ambiente totalmente seguro.

O que você precisa fazer para começar a emitir sua NF-e?

1- Adquirir um certificado digital 

A primeira coisa que precisa ser feita é possuir um certificado digital vinculado ao CNPJ, que passa a valer como a assinatura digital da empresa.

Para adquirir esse registro é necessário passar por processo básico: escolher uma Autoridade Certificadora (AC), comparecer em uma base de apoio AC, confirmar e validar as informações de cadastro.

Existem dois tipos de certificados:

A1 - certificado utilizado para sistemas de gestão em nuvem, ou seja, ele fica armazenado online direto no sistema.

A3 - certificados que ficam armazenados em algum dispositivo externo, como pen drives ou HDs. Geralmente, são usados para emissores que só são conectados no momento em que os usuários precisam emitir suas notas.

2- Credenciamento na Sefaz

Após decidir qual o melhor certificado, é preciso realizar o cadastro da empresa na Sefaz do estado ou no município em que ela reside, ou seja, é um processo que vai de acordo com a legislação vigente. 

3- Contratar um software ERP ou emissor 

Para emitir as suas NF-e com segurança, é preciso contratar um software emissor comum ou um ERP que realize a emissão dos documentos. 

O que a Sensio pode fazer por sua empresa?

Agora que você conhece quase tudo sobre as notas fiscais e as consequências delas, vamos falar um pouco dos benefícios dos serviços que nossa empresa oferece.

O ERP da Sensio te ajuda a controlar suas notas fiscais com mais eficiência. Através do nosso software, é mais fácil fazer o processo de faturamento da sua empresa por vários motivos.

Ao utilizar uma tecnologia integrada sua equipe torna-se mais ativa estrategicamente, o aumenta a produtividade do seu negócio. 

Por exemplo, é possível emitir suas notas fiscais em qualquer máquina que esteja logada no seu sistema, sem a necessidade de instalação prévia. Isso facilita muito para  empresas que mantêm seus funcionários em trabalho remoto

Além disso, aqui na Sensio, suas notas fiscais ficam armazenadas na nuvem e de forma segura, pelo tempo necessário solicitado pelo Fisco, que é de 5 anos, sem ocupar o espaço da sua empresa com papéis.

As notas fiscais eletrônicas são obrigatórias para as empresas, então, faça com que este processo seja eficiente e traga benefícios para os seus negócios. 

Gostou desse artigo? Confira temas como esse e outros relacionados a melhores práticas de gestão, que te ajudam a melhorar o seu desempenho operacional. É só continuar acompanhando nosso blog

Te vejo na próxima!

Abraços!