5 dicas para organizar sua empresa

Muitas empresas acabam nem saindo do papel, enquanto outras dão um salto para o sucesso. Independente do porte, seguir algumas estratégias pode te ajudar a alcançar grandes resultados. Se sua missão é tornar o seu negocio eficiente, aprenda nesse artigo 5 principais dicas para organizar uma empresa.

Luiza Caroliny
Gestão

Se você acha que para um negócio ter sucesso basta possuir um produto fenomenal, sinto muito informar, mas só isso não é necessário.

Gastos excessivos, setores com ruídos na comunicação, contabilidade feita sem planejamento e fluxo de trabalho falhos são apenas alguns dos problemas que os gestores enfrentam até conseguir pôr a companhia nos eixos.

Independente se você possui uma grande ou micro empresa — como um MEI, por exemplo — , é necessário que a organização seja bem estruturada, e pensando nisso fizemos esse texto falando de 4 dicas para organizar sua empresa.

Então, continue conosco e saiba como colocar a casa em ordem!  

1. Defina diferentes áreas e responsáveis para dividir a responsabilidade da empresa

Dependendo do seu ramo de atuação, cada empresa tem setores diferentes para o bom funcionamento da companhia.

Porém, existem áreas em comum que quase TODAS as empresas compartilham em comum.   

Logo,  de acordo com as possibilidades da equipe, o ideal é concentrar as atividades do negócio para as pessoas capacitadas, impedindo que todo mundo faça um pouco de tudo e vire aquela bagunça.

A seguir temos os principais setores de uma organização:

  • Administração: onde está o líder do negócio, que planeja e toma as decisões mais relevantes.
  • Comercial: incumbido pelo atendimento, venda e pós-venda dos produtos/serviços;
  • Finanças: zela pelo fluxo de caixa e pelo bom uso dos recursos, objetivando a saúde financeira da empresa;
  • Marketing: busca mostrar a empresa para os clientes, elevando as vendas e a boa imagem da marca;
  • Recursos Humanos: recruta e capacita novos colaboradores, além de oferecer treinamentos e cuidar da folha de pagamento;
  • Compras: responsável por adquirir a matéria-prima para produção e materiais do negócio;
  • Parte operacional: trabalha na execução dos objetivos traçados no plano de negócios.

Agora que já sabe quais são os departamentos, delegue as funções com sua equipe e dessa forma você terá todas as tarefas cumpridas com mais produtividade e qualidade dos serviços.

2. Estude mais sobre gestão de processos

Por meio da gestão de processos, você pode controlar as atividades do seu estabelecimento, fazendo a interligação do trabalho feito pelas diferentes áreas do negócio.

Com isso, é possível diminuir custos, dando mais agilidade à gestão e, é claro, melhorando a organização da microempresa.

O objetivos dessa ação nada mais é que fazer do seu produto algo atrativo para os clientes, tornando esse item valoroso para a clientela.

Ainda que essa seja uma forma tradicional de se autogerenciar, esse método de entender como os processos do seu empreendimento funcionam mostra-se eficaz quando comparado ao modelo gerencial por setores e seções.

Então, aproveite para se aprofundar nesse assunto e veja como ele é fundamental para o desempenho do processo logístico. 

COMO ENXERGAR OS PROCESSOS

Em muitas empresas é comum que processos das áreas administrativas não sejam reconhecidos como setores que necessitem de otimização. Isso ocorre porque são considerados invisíveis ou não importantes para a saúde da organização como um todo. 

O trabalho nos escritórios, por exemplo, segue um fluxo conduzido por cabos de rede informatizada, e não é fácil observar o deslocamento do trabalho sendo realizado.

A distinção entre todos os processos de negócio, auxiliares e suporte, pode ajudar muito na identificação de vários outros processos essenciais para empresa além dos fabris.

Geralmente, os processos essenciais estão diretamente associados às regras básicas do negócio. 

No caso de uma seguradora, a empresa propõe-se a garantir cobertura no caso de cenários catastróficos ocorridos com os clientes e que sejam assegurados pelas empresas que fizeram o contrato. Para isso, ela deverá: 

1) selecionar os clientes e fazer contrato de seguro com eles; 

2) reembolsar os pedidos de indenização quando os mesmos estiverem aptos;

3) manter vínculo contratual com os clientes selecionados. 

Esses são os grandes processos essenciais numa seguradora-padrão e, talvez, seja difícil identificar quando não olhamos com a devida atenção e rigor. 

Ao contrário disso, em uma indústria, o processo principal de fabricação é identificado de imediato: a operação e a  produção dos produtos são otimizados quando necessário. Mas e o processo de atendimento dos pedidos dos clientes é identificado da mesma maneira?

A resposta é não! 

Essa etapa da cadeia produtiva (atendimento dos pedidos) torna-se invisível dentro empresa, o que pode atrasar e diminuir o desempenho operacional. Mas como?

Basicamente, quando um pedido não é faturado ou recebe a ordem correta, as atividades que seguem adiante serão prejudicadas. Ordem de pedido errado, por exemplo, atrasa o prazo de entrega e gera prejuízo financeiro.

Por isso, é essencial que os gestores tenham mais capacidade analítica para lidar com todas as atividades dentro e fora da instituição. 

A análise de processo pode ajudar a construir toda a cadeia produtiva. Ela implica na identificação das diversas dimensões e fluxo de trabalho, como por exemplo: 

  • volume por unidade de tempo;
  • sequência das atividades;
  • espera e duração de ciclos;
  • dados e informações;
  • pessoas envolvidas;
  • relações e dependências entre as partes comprometidas no funcionamento do processo.

É muito importante analisar corretamente todos esses pontos, uma vez que a ideia de hierarquia é fundamental para identificação dos processos essenciais e conhecer a fundo o sistema que compõe toda a organização. 

Vale ressaltar que após identificar o problema e entender o que pode ser feito, os gestores podem organizar o caminho da seguinte forma: agregados em macroprocessos e subdivididos em subprocessos ou grupos de atividades, e o nível de agregação mais adequado depende do tipo de análise que se pretende fazer para cada tipo de empresa

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3. Analisar seus dados é extremamente importante 

A análise de dados, cada vez mais, precisa fazer parte da rotina organizacional de qualquer empresa. 

Não somente os líderes, mas também os colaboradores estão exercendo papel ativo de analistas de dados na hora de tomar decisões com base em informações mais assertivas. 

A tendência é que cada vez mais as inovações tecnológicas alterem a estrutura e a forma com que as atividades são realizadas.  

Com a imensa quantidade de dados disponíveis atualmente, é preciso encontrar um equilíbrio entre usá-los de maneira estratégica e não se perder em meio a tantos elementos. 

Com isso, empregar ferramentas de Business Intelligence (BI) torna-se um caminho fundamental para dar suporte a uma estratégia eficaz.

Além disso, os resultados de uma análise completa de uma empresa, por exemplo, gera informações úteis para sua organização.

Vale ressaltar que o principal motivo que torna a análise de dados tão importante é a capacidade de uma empresa conseguir manter a competitividade no mercado, principalmente pela relevância gerada. 

Dessa forma, é possível considerar quais são as expectativas, características e pontos necessários que podem ser otimizados, alinhando gestão, atividade e estratégia. 

Quais tipos de dados devem ser usados?

Perfil demográfico

Os dados demográficos são fundamentais para entender melhor o perfil dos clientes. Eles ajudam a encontrar detalhes que seu produto ou serviço pode oferecer que serão diferenciais importantes frente à concorrência. Os principais dados são:

  • Gênero;
  • idade;
  • local;
  • estado civil;
  • filhos.

Hábitos de compra

Com as informações relativas aos hábitos de compras dos consumidores é possível identificar tendências e até mesmo descobrir lacunas a serem preenchidas. Entre as principais, estão:

  • Canal de vendas mais usado (presencial ou virtual);
  • critérios de seleção;
  • marcas preferidas;
  • tempo que leva o processo de compra;
  • dias e horários de maior procura.

Características do mercado

Por fim, é essencial analisar e entender os dados vindos dos concorrentes, fornecedores e até mesmo de outros setores. Afinal, sua empresa não vive em uma bolha, existe uma cadeia de suprimentos e outros empreendimentos que exercem forte influência.

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Diversas abordagens podem ser interessantes, tais como:

  • preços praticados;
  • fatia de mercado;
  • formas de divulgação;
  • percepção dos consumidores;
  • faturamento.

4. Controle o financeiro de perto 

Um bom gestor sabe a que pé andam as finanças do seu negócio, haja vista que grandes perdas financeiras podem prejudicar a empresa ou até mesmo levá-la à falência em alguns casos.

Devido a isso, é necessário fazer um planejamento financeiro que venha a reduzir custos e prever as reais necessidades do empreendimento, de modo a tomar as melhores decisões quanto ao uso do capital. 

Aliás, sabendo que o seu objetivo é evoluir a empresa no mercado, não dá mais para continuar com aquelas planilhas complexas que tomam o seu tempo e tendem a erros.

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Nesse caso, a tecnologia está aí para facilitar esse processo, onde temos diversas soluções e recursos prontos para elevar a empresa. 

Um software de gestão ERP tem grande importância nesse quesito, uma vez que detém diversas funcionalidades pautadas na gestão e automação de tarefas.

Esse software realiza cálculos automaticamente, controla as contas a pagar e a receber, organiza o caixa do negócio, faz os lançamentos recorrentes, gera boletos e muito mais.

Com ele, é possível planejar com maior garantia e sem a preocupação de faltar ou exceder recursos.

Feito isso, o tempo é dinamizado e assim o controle do orçamento é efetivado, ao mesmo tempo que o planejamento estratégico é seguido à risca.

5. Dê uma atenção especial à comunicação e transparência das informações

Se você quer uma equipe unida e empenhada, não pode descuidar de estratégias que levem a uma comunicação das informações de fácil compreensão.  

Uma estratégia eficiente de comunicação interna possibilita a interação entre as diferentes pessoas e departamentos de modo transparente, sem ruídos que venham a causar falhas na execução de tarefas.

Além disso, uma comunicação efetiva assegura que todo o time tenha conhecimento da real situação do negócio e quais as metas a curto, médio e longo prazo.

Fora que uma empresa que possui uma comunicação interna eficaz, se traduz em uma sensação de pertencimento dos colaboradores, o que pode colocar na retenção dos talentos.

Por esses motivos, aqui um sistema de gestão também é bastante útil, já que esse tipo de plataforma possui integração com todas as partes do negócio, facilitando o trabalho colaborativo e unificando os setores em um único lugar.  

Desse modo, a transparência das informações fica cada vez mais notável, pois as tarefas realizadas pela equipe ficam registradas no sistema, com acesso mútuo a todos os envolvidos.

Organizar sua empresa é desafiador, mas não impossível

Como vimos, organizar sua empresa é um desafio e tanto, ainda mais para quem está começando. Por isso, é tão importante ficar informado sobre o mercado.

Com as 5 dicas de como organizar sua empresa, você pode dar um passo inicial nessa carreira de sucesso e, sem dúvidas, tem maiores chances de não cometer falhas no processo.

E uma maneira de organizar a empresa de forma ainda mais rápida é adquirindo um sistema de gestão integrada, como o Sensio ERP, por exemplo.

O Sensio ERP é um software em nuvem completo, onde o empresário tem acesso a um dashboard atualizado com todas as informações do seu negócio, na palma da mão! 

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