Como tornar o processo de compras de uma fábrica eficiente

Em uma fábrica, o custo de matéria-prima é geralmente um dos maiores. Por isso, um processo de compras eficiente é fundamental. Nesse artigo nós damos algumas dicas para otimizar suas compras.

Renata Parma
Gestão

Você torna sua produção bastante eficiente, as vendas estão indo bem, mas ainda assim, sua fábrica não está conseguindo ter lucratividade.

Ao realizar uma análise mais a fundo da saúde financeira da empresa, por meio de um relatório como o DRE, por exemplo, percebe que uma das maiores parcelas dos gastos é a matéria-prima/mercadoria, ou seja, o CMV.

Então começa a analisar a sua estrutura de compras e percebe que a entrada dos itens não está eficiente.

Os custos estão altos, a quantidade comprada não está bem alinhada com a demanda, estoque em excesso e problemas de qualidade.

Você achou a causa dos problemas: as compras. Mas, como resolver?

O processo de compras de uma fábrica é uma etapa essencial relacionada ao sucesso financeiro da empresa

Possuir estoque em excesso ou produtos em falta não é um bom sinal de que o processo de compras está no caminho certo.

Por isso, é preciso adotar técnicas em prol da orientação e controle do setor de compras, visando colocar o lucro do negócio em um patamar positivo.

Sendo assim, hoje vamos explicar a importância do processo de compras para uma fábrica, além de dicas para tornar essa tarefa eficiente. Acompanhe!


Controle de compras: o que é?

Controle de compras significa que sua fábrica tem os dados organizados em relação ao estoque e ordens de produção, com o objetivo de garantir a matéria-prima necessária para entregar os pedidos, sem falhas, perdas ou atrasos.

Ter esse controle possibilita que a fábrica não compre insumos mais que o necessário para produzir os itens, a não ser aqueles que realmente necessitam. 

Em resumo, isso previne gastos para seu negócio.

Por que é importante ter um processo de compras eficiente?

Simplesmente porque quando você tem controle do processo de compras, você evita desperdícios de materiais. 

Assim, não perde chance de negociar com novos clientes, já que a fábrica tem insumo suficiente para fabricar novas peças.

Vamos pegar o exemplo de que sua empresa não possui um sistema de gestão de compras, e os dados de aquisição de materiais são anotados e uma planilha do Excel.

Acontece que o documento foi excluído por engano e não foi possível recuperá-lo. Como você precisava com urgência do material, optou por comprar uma quantidade X de insumos sem saber ao certo se era muito ou pouco.

Aqui podem acontecer duas coisas. 

Ou a matéria-prima vai vir na medida correta ou então passando do ponto. Se ultrapassar, você deve contar com a sorte que não seja algo perecível, pois se não a data de vencimento pode estragar o insumo.

Ou então, pode ser que você não consiga a quantidade necessária e venha a sofrer com a falta de fornecedores para resolver aquele problema. 

Enfim, de um jeito ou de outro, a chance de gastar mais do que o que deve é grande. E convenhamos que em tempos tão escassos, não dá para contar com a intuição sempre. 

É preciso planejamento e a padronização dos processos a fim de comprar somente o necessário, ou se possível, alguns itens de reserva, caso o caixa da fábrica possua essa possibilidade.

Como tornar o processo de compras da fábrica eficiente?

Pensando nisso tudo, preparamos algumas dicas para que sua fábrica tenha um controle de compras eficaz e você obtenha um fluxo de trabalho tranquilo e eficiente. Acompanhe os próximos tópicos.

Invista no planejamento

Só é possível saber quando e como comprar mais itens para o estoque analisando o setor, isto é, planejando a demanda da fábrica.

Leve em conta também a situação do mercado, desenhando cenários prováveis de imprevistos, como por exemplo, um retrocesso na economia. 

Isso porque, em um caso como existe, é preciso frear ou acelerar a produção a fim de entrar no prejuízo ou sofrer com o déficit de produtos para venda.

Estabeleça funções específicas

Os pedidos de compras necessitam ser feitos por profissionais capacitados. Logo, não deixe essa tarefa para qualquer empregado.

Escolhendo o colaborador mais capacitado para essa função, sua fábrica terá um melhor desempenho nessa empreitada. 

Controle o estoque da fábrica

Se você não tem ideia do que está sobrando ou faltando no seu estoque, isso por si só já é uma desvantagem perante os concorrentes.

Uma boa administração dos pedidos de compra mantém uma gestão rigorosa do estoque, o que contribui em dados atualizados sobre a qualidade, quantidade, categorias e validades das mercadorias. 

Pesquise e acompanhe o trabalho dos fornecedores

Pesquise a fundo a reputação dos fornecedores e a forma de trabalho desses profissionais, avaliando também aqueles que podem ser trocados.

Geralmente, essa troca acontece quando se encontra um fornecedor com melhores preços e condições, ou então um parceiro que oferece suporte adequado em contratempos.

Isso sem esquecer que é sempre importante contar com fornecedores reservas, para o caso dos fornecedores habituais não poderem atender uma determinada demanda.

Capacite os colaboradores

Não adianta organizar a gestão de compras da fábrica, se os funcionários não estão capacitados para atender às novas normas do setor.

Dessa forma, investir no treinamento e na qualificação dos funcionários ligados diretamente ao departamento de compras, de modo que eles entendam a sistemática do processo.   

Automatize o setor de compras

De fato, confiar em uma simples planilha de Excel não é uma ideia quando falamos de uma fábrica, por mais que ela seja de pequeno porte. 

Afinal, o pequeno empreendedor procura soluções econômicas para o seu negócio, e colocar os dados importantes da empresa no desktop pode causar um grave prejuízo financeiro, capaz de falar o financeiro.

Portanto, o ideal é automatizar o que for possível, mesmo que isso no começo pareça um gasto desnecessário. 

Aliás, para quem pensa que um software de gestão integrada tem um preço alto, saiba que atualmente já existem ótimas plataformas de gestão com custo-beneficio bem em conta.

E vamos combinar que nada se compara a ter os dados do seu negócio sempre que preciso, e com fácil acesso. 

Assim, suas decisões podem ser tomadas com mais segurança, já que o software cuida das informações e reúne-as na nuvem, onde você pode acessá-las de qualquer local.

Imagine por exemplo um sistema que te avise quando o estoque de um item atinge um nível pré-estabelecido, alertando-o de que ele deve ser reposto.

E se, ainda por cima, esse sistema conte com Inteligência Artificial que consiga prever a demanda dos seus itens nos próximos períodos, fazendo com que você consiga planejar suas compras e produção de maneira muito mais eficiente. Seus clientes nunca mais vão reclamar de ter que esperar muito por falta de estoque.

Conclusão

Uma vez que a fábrica adota um processo de compras eficiente, ela ganha muitas vantagens, como redução de pedidos errados, estoques faltosos, insumos vencidos e até mesmo fornecedores ruins.

Então, é notável que gerenciar os pedidos de compra aumenta a produtividade da fábrica e, com isso, o lucro tende a ter bons resultados.

Por isso, investir em ferramentas tecnológicas se tornou uma tendência para todo empreendedor que deseja controlar o fluxo de compras e assim garantir o sucesso do seu negócio.

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